Полное руководство пользователя
POS — системаєПостер — современная POS-система для кофейни. Открывается в любом браузере на компьютере, планшете или телефоне. Не требует установки, обновляется автоматически.
Это руководство займёт около 15 минут. После него вы будете уверенно работать с системой — от первого заказа до анализа прибыли.
Заходим в систему, используя свои данные (Логин : Пароль).
Если администратор выдал вам стандартный пароль (например, admin123) — сразу же поменяйте его на свой. Раздел «Сотрудники» → ваша строка → «Изменить» → «Пароль».
Программа работает в браузере, но её можно «установить» как обычное приложение на телефон или компьютер. Это удобнее: иконка на главном экране, полноэкранный режим, нет адресной строки.
Кто что может — и почему так задумано.
В системе две основные роли. У каждой свой набор прав. Это нужно, чтобы кассир не мог случайно изменить цены или удалить заказ — а админ мог контролировать всё.
| Что можно сделать | Сотрудник | Админ |
|---|---|---|
| Принимать заказы (Касса) | ✅ | ✅ |
| Смотреть склад и остатки | ✅ | ✅ |
| Смотреть историю заказов | ✅ | ✅ |
| Приход / списание на склад | ❌ | ✅ |
| Создавать товары, менять цены | ❌ | ✅ |
| Видеть отчёты и выручку | ❌ | ✅ |
| Управлять сотрудниками | ❌ | ✅ |
| Удалять заказы | ❌ | ✅ |
Не давайте всем сотрудникам роль «админ». Создавайте отдельный аккаунт сотрудник для каждого бариста — так вы убережёте программу от случайных ошибок и сможете отследить, чьи это были действия.
Основной экран бариста. 95% рабочего времени — здесь.
Когда клиент платит наличкой, система автоматически считает сдачу. Это удобнее всего:
123.50).Выберите «💳 Карта» → подтвердите. Без подсчёта сдачи — клиент платит ровно сумму чека.
На плитке товара может появиться индикатор остатка:
Полностью отменяет текущий открытый чек — все позиции уберутся. Это до оплаты. После оплаты отмена невозможна — только админ может удалить заказ из Истории заказов. В таком случае товары, которые были в этом заказе, будут возвращены на склад.
Молоко, кофе, стаканчики, готовые напитки — всё хранится здесь. админ
Это любой ингредиент или товар, который физически есть у вас на складе:
В верхней части Склада — кнопки фильтрации:
Когда поставщик привёз товар — оформите приход:
10 кг кофе, причина «Поставка от Х». Причину можно не указывать — по умолчанию «Поставка».Если товар испортился, разбился или украден — оформите списание. Причина обязательна:
Кнопка «📋 История» в шапке Склада открывает полный журнал:
Можно фильтровать по типу, листать по 50 записей. Видно: когда, кто, сколько, по какой причине, к какому заказу.
В карточке позиции (через «✏️ Редактировать») можно указать цену закупки за единицу. Это позволит системе автоматически считать себестоимость каждого приготовленного напитка и маржу бизнеса.
Что вы продаёте и из чего это сделано. админ
В разделе Меню — две сущности:
У каждого товара: название, цена, картинка, категория, и — самое важное — рецепт.
Рецепт связывает товар со складскими позициями. Это позволяет:
| Ингредиент | Сколько на 1 чашку |
|---|---|
| Кофе в зёрнах | 18 г |
| Молоко | 200 мл |
| Стаканчик 300 мл | 1 шт |
При продаже 1 латте со склада списывается ровно это. Если рецепт не указан — со склада ничего не списывается, но товар можно продавать.
Если у складских позиций указана цена закупки, в карточке товара появится блок:
Себестоимость: 18 грн
Прибыль: 47 грн
Маржа: 72%
Это поможет принимать решения: «Этот напиток слишком невыгодный — поднять цену» или «Этот идёт с маржой 80% — нужно продвигать».
Все чеки за всё время. Просмотр деталей и удаление.
Слева — список чеков (по 50 на странице, листание кнопками ← Назад / Вперёд →). Для каждого видно:
Нажмите на любую строку — справа откроется полная информация:
Если что-то пошло не так с оплаченным чеком — только админ может удалить заказ в Истории. Нажмите на заказ → «🗑️ Удалить заказ» → подтвердите.
Что произойдёт:
Если клиент уже оплатил наличными, а вы удалили заказ — деньги в кассе остались, но программа их «забыла». В конце дня будет расхождение: в кассе X грн, в отчёте — на меньше.
Удаляйте только реально ошибочные чеки (например, кассир случайно нажал «Оплатить»). Если деньги уже получены — лучше оставить заказ и зафиксировать ошибку, чем создавать расхождение.
Всё, что нужно для управления бизнесом. админ
Сверху можно выбрать:
Если у складских позиций указана цена закупки, система рассчитает:
Топ-10 самых популярных позиций — что хорошо продаётся, что плохо. Используйте для оптимизации меню.
Разбивка продаж по каждому дню — видно, какие дни были самыми удачными, есть ли провалы в будни.
Кто работает за кассой. админ
marina)У каждого сотрудника в списке доступны действия:
Программа полностью адаптирована под мобильный экран.
На телефоне раскладка немного отличается:
Скорость: устанавливайте программу как PWA (см. раздел «Первый запуск») — откроется быстрее, нет адресной строки, выглядит как нативное приложение.
Перезагрузка: если программа «зависла» — потяните страницу вниз (на телефоне) или нажмите Ctrl+F5 (на компьютере).
Несколько устройств: можно работать одновременно с компьютера и телефона — данные синхронизируются мгновенно.
Чек-лист идеального дня в кофейне.
Самая частая причина — кто-то удалил оплаченный заказ из Истории. Это убирает сумму из отчёта, но деньги остались в кассе. Подробнее — в FAQ «Касса не сходится».
Ответы на типичные ситуации.
Закончился ингредиент на складе. Откройте Склад → найдите позиции с красным статусом → оформите Приход.
После оплаты только админ может убрать заказ. В Истории найдите заказ → «🗑️ Удалить заказ». Товары вернутся на склад автоматически. Будьте внимательны: если клиент уже отдал деньги — в кассе они останутся, а из отчёта сумма пропадёт.
Только админ. Меню → найдите товар → «Редактировать» → измените цену → сохраните.
Самые частые причины:
Раз в сутки автоматически делается бэкап базы данных (хранится 14 дней). Спросите системного администратора.
Да. С компьютера, планшета и телефона одновременно — данные синхронизируются мгновенно.
Без интернета программа не работает. Если связь часто пропадает — установите 4G-модем как резерв.
Повний посібник користувача
POS — системаєПостер — сучасна POS-система для кав'ярні. Відкривається в будь-якому браузері на комп'ютері, планшеті або телефоні. Не потребує встановлення, оновлюється автоматично.
Цей посібник займе близько 15 хвилин. Після нього ви впевнено працюватимете з системою — від першого замовлення до аналізу прибутку.
Заходимо в систему, використовуючи свої дані (Логін : Пароль).
Якщо адміністратор видав вам стандартний пароль (наприклад, admin123) — одразу ж змініть його на свій. Розділ «Працівники» → ваш рядок → «Змінити» → «Пароль».
Програма працює в браузері, але її можна «встановити» як звичайний додаток на телефон або комп'ютер. Це зручніше: іконка на головному екрані, повноекранний режим, немає адресного рядка.
Хто що може — і чому так задумано.
У системі дві основні ролі. У кожної свій набір прав. Це потрібно, щоб касир не міг випадково змінити ціни або видалити замовлення — а адмін міг контролювати все.
| Що можна зробити | Працівник | Адмін |
|---|---|---|
| Приймати замовлення (Каса) | ✅ | ✅ |
| Дивитися склад і залишки | ✅ | ✅ |
| Дивитися історію замовлень | ✅ | ✅ |
| Прихід / списання на склад | ❌ | ✅ |
| Створювати товари, змінювати ціни | ❌ | ✅ |
| Бачити звіти та виручку | ❌ | ✅ |
| Керувати працівниками | ❌ | ✅ |
| Видаляти замовлення | ❌ | ✅ |
Не давайте всім працівникам роль «адмін». Створюйте окремий акаунт працівник для кожного бариста — так ви вбережете програму від випадкових помилок і зможете відстежити, чиї це були дії.
Основний екран бариста. 95% робочого часу — тут.
Коли клієнт платить готівкою, система автоматично рахує решту. Це найзручніше:
123.50).Виберіть «💳 Картка» → підтвердіть. Без підрахунку решти — клієнт платить рівно суму чеку.
На плитці товара може з'явитися індикатор залишку:
Повністю скасовує поточний відкритий чек — всі позиції приберуться. Це до оплати. Після оплати скасування неможливе — тільки адмін може видалити замовлення з Історії замовлень. У такому випадку товари, які були в цьому замовленні, будуть повернені на склад.
Молоко, кава, стаканчики, готові напої — все зберігається тут. адмін
Це будь-який інгредієнт або товар, який фізично є у вас на складі:
У верхній частині Складу — кнопки фільтрації:
Коли постачальник привіз товар — оформіть прихід:
10 кг кави, причина «Постачання від Х». Причину можна не вказувати — за замовчуванням «Постачання».Якщо товар зіпсувався, розбився чи вкрадений — оформіть списання. Причина обов'язкова:
Кнопка «📋 Історія» у шапці Складу відкриває повний журнал:
Можна фільтрувати по типу, гортати по 50 записів. Видно: коли, хто, скільки, з якої причини, до якого замовлення.
У картці позиції (через «✏️ Редагувати») можна вказати ціну закупівлі за одиницю. Це дозволить системі автоматично рахувати собівартість кожного приготованого напою і маржу бізнесу.
Що ви продаєте і з чого це зроблено. адмін
У розділі Меню — дві сутності:
У кожного товару: назва, ціна, картинка, категорія, і — найважливіше — рецепт.
Рецепт пов'язує товар зі складськими позиціями. Це дозволяє:
| Інгредієнт | Скільки на 1 чашку |
|---|---|
| Кава в зернах | 18 г |
| Молоко | 200 мл |
| Стаканчик 300 мл | 1 шт |
При продажі 1 латте зі складу списується саме це. Якщо рецепт не вказано — зі складу нічого не списується, але товар можна продавати.
Якщо у складських позицій вказана ціна закупівлі, у картці товару з'явиться блок:
Собівартість: 18 грн
Прибуток: 47 грн
Маржа: 72%
Це допоможе приймати рішення: «Цей напій занадто невигідний — підняти ціну» або «Цей йде з маржею 80% — потрібно просувати».
Усі чеки за весь час. Перегляд деталей та видалення.
Зліва — список чеків (по 50 на сторінці, гортання кнопками ← Назад / Вперед →). Для кожного видно:
Натисніть на будь-який рядок — праворуч відкриється повна інформація:
Якщо щось пішло не так з оплаченим чеком — тільки адмін може видалити замовлення в Історії. Натисніть на замовлення → «🗑️ Видалити замовлення» → підтвердіть.
Що станеться:
Якщо клієнт уже оплатив готівкою, а ви видалили замовлення — гроші в касі залишилися, але програма про них «забула». В кінці дня буде розходження: в касі X грн, у звіті — на менше.
Видаляйте тільки реально помилкові чеки (наприклад, касир випадково натиснув «Оплатити»). Якщо гроші вже отримано — краще залишити замовлення і зафіксувати помилку, ніж створювати розходження.
Все, що потрібно для управління бізнесом. адмін
Зверху можна вибрати:
Якщо у складських позицій вказана ціна закупівлі, система розрахує:
Топ-10 найпопулярніших позицій — що добре продається, що погано. Використовуйте для оптимізації меню.
Розбивка продажів по кожному дню — видно, які дні були найвдалішими, чи є провали в будні.
Хто працює за касою. адмін
marina)У кожного працівника в списку доступні дії:
Програма повністю адаптована під мобільний екран.
На телефоні розкладка трохи відрізняється:
Швидкість: встановлюйте програму як PWA (див. розділ «Перший запуск») — відкриється швидше, немає адресного рядка, виглядає як нативний додаток.
Перезавантаження: якщо програма «зависла» — потягніть сторінку вниз (на телефоні) або натисніть Ctrl+F5 (на комп'ютері).
Кілька пристроїв: можна працювати одночасно з комп'ютера і телефона — дані синхронізуються миттєво.
Чек-лист ідеального дня в кав'ярні.
Найчастіша причина — хтось видалив оплачене замовлення з Історії. Це прибирає суму зі звіту, але гроші залишилися в касі. Детальніше — у FAQ «Каса не сходиться».
Відповіді на типові ситуації.
Закінчився інгредієнт на складі. Відкрийте Склад → знайдіть позиції з червоним статусом → оформіть Прихід.
Після оплати тільки адмін може прибрати замовлення. В Історії знайдіть замовлення → «🗑️ Видалити замовлення». Товари повернуться на склад автоматично. Будьте уважні: якщо клієнт уже віддав гроші — в касі вони залишаться, а зі звіту сума зникне.
Тільки адмін. Меню → знайдіть товар → «Редагувати» → змініть ціну → збережіть.
Найчастіші причини:
Раз на добу автоматично робиться бекап бази даних (зберігається 14 днів). Запитайте системного адміністратора.
Так. З комп'ютера, планшета і телефона одночасно — дані синхронізуються миттєво.
Без інтернету програма не працює. Якщо зв'язок часто пропадає — встановіть 4G-модем як резерв.