Полное руководство пользователя
POS — системаєПостер — современная POS-система для кофейни. Открывается в любом браузере на компьютере, планшете или телефоне. Не требует установки, обновляется автоматически.
Это руководство займёт около 30 минут. После него вы будете уверенно работать с системой — от первого заказа до чистой прибыли и зарплаты.
Заходим в систему, используя свои данные (Логин : Пароль).
Если администратор выдал вам стандартный пароль (например, admin123) — сразу же поменяйте его на свой. Раздел «Сотрудники» → ваша строка → «Изменить» → «Пароль».
Программа работает в браузере, но её можно «установить» как обычное приложение на телефон или компьютер. Это удобнее: иконка на главном экране, полноэкранный режим, нет адресной строки.
Кто что может — и почему так задумано.
Права в системе устроены просто: владелец видит всё, а каждому сотруднику вы сами отмечаете, что ему доступно. Роль — это подпись к человеку (кем он работает), а не готовый набор прав. Так кассир не изменит цены и не сделает возврат, а вы точно знаете, кто что может.
У нового сотрудника нет ни одного раздела — даже кассы. Это сделано специально: вы осознанно отмечаете галочками то, что человеку действительно нужно. Не забудьте включить «Касса», иначе сотрудник войдёт и не увидит рабочий экран.
При создании и редактировании сотрудника ниже роли — список разделов. У большинства две отдельные галочки: Смотреть и Менять.
| Раздел | Что даёт «Смотреть» | Что добавляет «Менять» |
|---|---|---|
| Касса | Пробивать заказы и принимать оплату | — |
| История | Смотреть прошлые чеки | — |
| Меню | Видеть товары, категории и рецепты | Менять цены, состав, фото |
| Склад | Видеть остатки | Приход, списание, инвентаризация |
| Поставщики | Видеть контакты | Добавлять и менять поставщиков |
| Отчёты | Выручка, прибыль, расходы | — |
| Расходы | Видеть раздел и список расходов | Добавлять, править и удалять расходы |
| Напоминания | Создавать напоминания себе и получать присланные | Отправлять напоминания другим сотрудникам |
| Заметки | Вести свои заметки | — |
| Смены | Кассовые смены и график | Открывать, закрывать, ставить смены в график |
| Сотрудники | Видеть список команды | Создавать, менять права и зарплату |
| Настройки | Открыть экран настроек | Сохранять изменения |
| Чат | Переписка команды | — |
| Онлайн-заказы | Видеть очередь заказов | Принимать и выдавать |
| Удаление / возврат заказов | Отдельная галочка — самое опасное действие, давайте только управляющему | |
Поставили или сняли галочку и сохранили — новое право начинает действовать немедленно, выходить и входить сотруднику не нужно. Чтобы у него в меню появился или пропал раздел, достаточно закрыть и открыть программу.
Не делайте всех администраторами. Заведите каждому свой аккаунт и включите только нужное — тогда в Истории, Сменах и Отчётах будет видно, чьи это были действия, а случайных правок в меню и складе не будет.
Основной экран бариста. 95% рабочего времени — здесь.
Когда клиент платит наличкой, система автоматически считает сдачу. Это удобнее всего:
123.50).Выберите «💳 Карта» → подтвердите. Без подсчёта сдачи — клиент платит ровно сумму чека.
Если у товара настроены модификаторы, при нажатии на него откроется окно выбора: сироп, размер, вид молока, «без сахара». Отметьте нужное и нажмите «Добавить» — цена пересчитается сама, а добавка попадёт в чек отдельной строкой под товаром.
У опции модификатора может быть свой рецепт (например, «Карамельный сироп — 20 мл»). Тогда при продаже списывается и он, и себестоимость напитка считается честно. Настраивается в Меню — см. раздел «Меню».
Когда позиция закончилась или сегодня её не готовим, не надо удалять товар из меню. Нажмите и удерживайте плитку товара на Кассе → «Поставить на стоп».
На плитке товара может появиться индикатор остатка:
Полностью отменяет текущий открытый чек — все позиции уберутся. Это до оплаты. После оплаты нужен возврат — целиком или по отдельным позициям, и только у того, кому вы дали право «Удаление / возврат заказов». Как это делается — в разделе «История заказов».
Молоко, кофе, стаканчики, готовые напитки — всё хранится здесь. админ
Это любой ингредиент или товар, который физически есть у вас на складе:
В карточке товара в «Меню» есть тумблер «Вести на складе», а в карточке позиции — «Продавать в меню»: товар и позиция создаются вместе и сразу связаны. Если позиция с таким названием уже есть, программа предупредит, чтобы не завести дубль.
Удаление — мягкое. Удалённая позиция не исчезает: её история движений остаётся, а в «Истории» она видна с пометкой «удалена».
В верхней части Склада — кнопки-разделы. Три раздела есть всегда: Продукты (молоко, кофе, сахар, сиропы), Напитки (готовые из холодильника) и Предметы (посуда, упаковка, салфетки). Кроме них вы можете создать свои разделы — например, по поставщику: «Кофемаркет», «Молочка», «Хозтовары». Кнопка «Разделы» в шапке Склада.
Товар не обязан лежать в одном месте. «Булочка» может быть одновременно и в разделе своего поставщика (чтобы удобно было заказывать), и в «Продуктах» (чтобы попадала в сверку). В карточке позиции отметьте все разделы, где она должна показываться.
Раз в неделю или в месяц полезно пересчитать склад руками и сверить с программой. Кнопка «Инвентаризация» в шапке Склада.
Чаще всего причина скучнее: дважды введённый приход, забытое списание боя или неточный рецепт. Прежде чем делать выводы, откройте «Историю движений» по этой позиции и посмотрите, откуда взялись цифры.
Если одно и то же списывается регулярно (например, в конце дня — молоко на пролив и стаканчики на брак), создайте шаблон: набор позиций с количествами. Дальше одно нажатие — и всё списалось. Перед применением программа покажет список и даст поправить количества.
Большую накладную не нужно вбивать руками. Кнопка «Импорт» в шапке Склада.
.xlsx или .csv. Цена — в гривнах.Когда поставщик привёз товар — оформите приход:
10 кг кофе, причина «Поставка от Х». Причину можно не указывать — по умолчанию «Поставка».Если цена прихода отличается от прошлой и себестоимость какого-то товара изменилась на 3 ₴ и больше, сразу после прихода откроется окно «Проверьте цены». В нём — товары и добавки с этим ингредиентом: себестоимость была → стала, маржа и предложенная цена (прежняя плюс или минус изменение себестоимости, с округлением до 5 ₴). Цену можно исправить или снять галочку. Изменятся только отмеченные и только после кнопки «Применить» — сама программа цены не меняет. Окно видит тот, кто вносит приход и имеет право менять меню.
Если товар испортился, разбился или украден — оформите списание. Причина обязательна:
Кнопка «📋 История» в шапке Склада открывает полный журнал:
Можно фильтровать по типу, листать по 50 записей. Видно: когда, кто, сколько, по какой причине, к какому заказу.
В карточке позиции (через «✏️ Редактировать») можно указать цену закупки за единицу. Это позволит системе автоматически считать себестоимость каждого приготовленного напитка и маржу бизнеса.
У каждой позиции в Складе справа есть кнопка 📊. Открывает отчёт по этому ингредиенту за выбранный период:
Полезно сравнить: молоко приносит нам 8 000 грн прибыли в месяц, а сиропы — всего 300. Видно, где зарабатываем, а где — нет.
В карточке позиции (✏️ Редактировать) есть три поля для автозаявок:
Что вы продаёте и из чего это сделано. админ
В разделе Меню — две сущности:
У каждого товара: название, цена, картинка, категория, и — самое важное — рецепт.
Рецепт связывает товар со складскими позициями. Это позволяет:
| Ингредиент | Сколько на 1 чашку |
|---|---|
| Кофе в зёрнах | 18 г |
| Молоко | 200 мл |
| Стаканчик 300 мл | 1 шт |
При продаже 1 латте со склада списывается ровно это. Если рецепт не указан — со склада ничего не списывается, но товар можно продавать.
Чтобы не плодить отдельные товары «Латте», «Латте с карамелью», «Латте большой», используйте модификаторы. Кнопка «Модификаторы» вверху раздела Меню.
Без рецепта сироп продаётся, но со склада не уходит — остатки врут, а себестоимость занижена. С рецептом всё сходится: и склад, и прибыль по товару.
У группы добавок есть переключатель «Гость выбирает одно». Включите его для молока или размера: на кассе из такой группы выбирается один вариант, новый выбор заменяет прежний. Для сиропов и топпингов оставьте выключенным — их можно взять несколько.
У штучных товаров (вода, батончики) в карточке есть поле «Штрихкод». Отсканируйте код прямо в это поле — и дальше на Кассе достаточно навести сканер на товар, он сам добавится в чек.
Если у складских позиций указана цена закупки, в карточке товара появится блок:
Себестоимость: 18 грн
Прибыль: 47 грн
Маржа: 72%
Это поможет принимать решения: «Этот напиток слишком невыгодный — поднять цену» или «Этот идёт с маржой 80% — нужно продвигать».
Отдельная категория с ценами для своих. Кнопка «+ Меню сотрудников» на экране меню (или «+ Из меню» внутри категории) копирует выбранные товары вместе с рецептом — цену для сотрудников вы ставите свою.
На кассе действует дневной лимит на одного сотрудника: 2 напитка и 2 позиции еды. Кофе, чай и другие напитки считаются вместе. Третью позицию касса не пробьёт и объяснит почему. Сколько и на какую сумму взяли сотрудники — отдельный блок в «Отчётах».
Все чеки за всё время. Просмотр деталей и удаление.
Слева — список чеков (по 50 на странице, листание кнопками ← Назад / Вперёд →). Для каждого видно:
Чеки собраны по дням: строка дня показывает число заказов и сумму. По умолчанию дни свёрнуты — нажмите на день, чтобы раскрыть его чеки, ещё раз — свернуть. На телефоне свайп от левого края (или кнопка «Назад») закрывает открытое окно чека, а не уводит из раздела.
Нажмите на любую строку — справа откроется полная информация:
Гость передумал или ошиблись при пробитии — оформите возврат. Это правильнее, чем удалять заказ: деньги и склад вернутся честно, а след операции останется. Доступно тому, у кого включено право «Удаление / возврат заказов».
Возврат считается по фактически уплаченной сумме, а не по цене из меню. Скидка чека разносится по позициям, поэтому частичный возврат вернёт ровно то, что гость за эту позицию заплатил.
В Настройках можно включить PIN на возврат — тогда перед возвратом программа спросит код. Полезно, если планшет стоит на виду у гостей.
Откройте заказ → «Печать чека». В чек подставляются верхний и нижний тексты и логотип из Настроек. Печать нефискальная — это чек для гостя, не для налоговой.
Если что-то пошло не так с оплаченным чеком — только админ может удалить заказ в Истории. Нажмите на заказ → «🗑️ Удалить заказ» → подтвердите.
Что произойдёт:
Если клиент уже оплатил наличными, а вы удалили заказ — деньги в кассе остались, но программа их «забыла». В конце дня будет расхождение: в кассе X грн, в отчёте — на меньше.
Удаляйте только реально ошибочные чеки (например, кассир случайно нажал «Оплатить»). Если деньги уже получены — лучше оставить заказ и зафиксировать ошибку, чем создавать расхождение.
Всё, что нужно для управления бизнесом. админ
Сверху можно выбрать:
Если у складских позиций указана цена закупки, система рассчитает:
Топ-10 самых популярных позиций — что хорошо продаётся, что плохо. Используйте для оптимизации меню.
Разбивка продаж по каждому дню — видно, какие дни были самыми удачными, есть ли провалы в будни.
Отдельная карточка вверху отчёта. Считается просто:
Чистая прибыль = Выручка − Расходы
Себестоимость здесь не вычитается — и это не ошибка. Закупку вы уже вносите в Расходы, когда платите поставщику. Если вычитать ещё и себестоимость, одни и те же деньги списались бы дважды, и прибыль вышла бы заниженной. Себестоимость и маржа нужны для другого — понять, выгоден ли каждый конкретный напиток.
Таблица: кто сколько чеков пробил, на какую сумму, какой у него средний чек и сколько было возвратов. Помогает увидеть, кто действительно продаёт, а у кого подозрительно много возвратов.
Вторая вкладка отчётов. Разносит товары по трём классам:
Считать можно по выручке, по прибыли или по количеству — и это разные картины. Товар может быть в A по выручке и в C по прибыли: продаётся много, а зарабатывает мало.
Нажмите на товар в «Топе» — откроется его карточка за период: сколько продано, выручка, себестоимость, прибыль и маржа, динамика по дням. То же есть по категории целиком.
Если рядом с товаром стоит «скидка −X%», значит выручка по нему меньше цены из меню: на эту позицию пришлась часть скидки по чеку. Так отчёты сходятся до копейки.
Куда уходят деньги заведения — и сколько остаётся на самом деле. админ
Выручка — это ещё не заработок. Аренда, налоги, коммуналка, закупка, зарплата — всё это вы вносите в раздел «Расходы», и программа показывает, сколько денег реально осталось.
Кнопка «Ещё строка» добавляет в окно новую строку — можно занести всю пачку чеков за день за один раз, не открывая окно каждый раз заново.
Сверху — Сегодня / Неделя / Месяц / Период, рядом сумма «Всего за период». Поиск ищет по всем расходам, а не только за выбранный период — удобно, когда нужно вспомнить, когда последний раз платили за воду.
Нажмите на вид расхода в сводке (стрелка справа) — ниже останутся только записи этого вида за период, а строка подсветится. Повторное нажатие снимает фильтр.
Под поиском — переключатель «Деловые / Личные». Его видит только владелец. Период и поиск общие, а итог, категории и список ниже — свои у каждого раздела.
Личные — это траты владельца, не связанные с заведением: продукты, жильё, транспорт. В отчёты и чистую прибыль они не попадают, сотрудники их не видят. При редактировании расход можно перенести из одного раздела в другой.
В Отчётах появляется карточка «Чистая прибыль» = выручка за период минус расходы за тот же период. Рядом — карточка «Расходы», чтобы видеть обе цифры сразу.
Приход на складе — это учёт товара, а не платёж. Деньги за него становятся расходом, когда вы их отдали поставщику: заносите один раз, категорией «Поставки». Иначе прибыль будет заниженной вдвое.
Кто работает за кассой. админ
marina)У каждого сотрудника в списке доступны действия:
Старый пароль восстановить нельзя — его не хранит даже система. Откройте карточку сотрудника → «Сбросить пароль» → задайте новый и передайте его лично. Свой собственный пароль владелец восстанавливает через поддержку — ссылка «Забыли пароль?» на экране входа.
Программа сама считает зарплату за смену и заносит её в Расходы. админ
Зарплата настраивается каждому сотруднику отдельно — в его карточке, ниже выбора роли. Все суммы вы вписываете сами, никаких «стандартных» значений программа не придумывает.
| Способ | Как считает | Пример |
|---|---|---|
| Ставка | Фиксированная сумма за отработанный день | Ставка 600 ₴ → 600 ₴ в любой день |
| Ставка + процент | Ставка плюс процент от всей дневной кассы | 500 ₴ + 5%; касса 8 000 ₴ → 500 + 400 = 900 ₴ |
| Ставка + процент от суммы кассы | Ставка всегда. Процент — только если касса дошла до порога, и тогда он считается со всей кассы | 500 ₴ + 10% от 5 000 ₴. Касса 4 000 → 500 ₴. Касса 5 000 → 500 + 500 = 1 000 ₴ |
| Процент | Только процент от кассы, без ставки | 7%; касса 9 000 ₴ → 630 ₴ |
| Ставка + доплата за каждую сумму кассы | Ставка всегда. С определённой суммы добавляется доплата и растёт ступенями | 500 ₴, доплата 100 ₴ за каждую 1 000 ₴ начиная с 4 000. Касса 5 000 → 700 ₴, касса 10 000 → 1 200 ₴ |
Под настройкой программа сразу показывает подсказку-пример: «Касса X ₴ → зарплата Y ₴». Подвигайте суммы — сразу видно, что получится.
Вся выручка точки за день — наличные и карта вместе, включая онлайн-заказы. Не выручка конкретного сотрудника, а вся касса. Если за день работали двое и у обоих настроен процент — процент получит каждый со всей дневной кассы.
Если вы удалили смену, зарплата за неё уходит из Расходов автоматически. И наоборот: когда за день закрывается ещё одна смена, дневная касса выросла — программа пересчитывает начисления всем, кто уже закрылся сегодня, чтобы процент был честным.
Если у кого-то зарплата нестандартная (аванс, премия, разовая подработка), оставьте ему «Не начислять» и внесите сумму руками в «Расходы» категорией «Зарплата».
Программа полностью адаптирована под мобильный экран.
На телефоне раскладка немного отличается:
Та же программа, но раскладка под большой экран:
Кроме браузера есть приложение єПостер для Android. Внутри — та же программа, что и на сайте, поэтому обновления приходят сами и ничего не нужно переустанавливать.
Отдельного приложения для iPhone нет. Откройте сайт в Safari → «Поделиться» → «На экран „Домой"». Получится та же иконка, и только так на iPhone заработают уведомления.
Скорость: устанавливайте программу как PWA (см. раздел «Первый запуск») — откроется быстрее, нет адресной строки, выглядит как нативное приложение.
Перезагрузка: если программа «зависла» — потяните страницу вниз (на телефоне) или нажмите Ctrl+F5 (на компьютере).
Несколько устройств: можно работать одновременно с компьютера и телефона — данные синхронизируются мгновенно.
Чек-лист идеального дня в кофейне.
Самая частая причина — кто-то удалил оплаченный заказ из Истории. Это убирает сумму из отчёта, но деньги остались в кассе. Подробнее — в FAQ «Касса не сходится».
Кто привозит товар — и как бот сам сформирует заявку. админ
Карточка с контактами того, у кого вы закупаете товар. У каждой позиции на Складе можно указать поставщика, и система будет группировать автозаявки по нему.
@username или ссылка t.me/...В Складе откройте позицию через «✏️ Редактировать» и заполните три поля:
| Поле | Что значит | Пример |
|---|---|---|
| Поставщик | К кому привязана позиция | «Кофемаркет» |
| Минимальный остаток | Граница, ниже которой считается «пора заказывать» | 1 кг |
| Сколько заказывать | Порция, которая попадёт в заявку, когда остаток упадёт | 5 кг |
В шапке Поставщиков есть кнопка «🚀 Отправить сейчас». Она формирует заявки прямо в этот момент и шлёт их в Telegram всем подписанным получателям — как будто наступило время автоматической рассылки. Удобно для теста или внепланового заказа.
Если у позиции не указан поставщик, она пропадёт из автозаявок (некуда отправить). Чтобы получать готовый текст для заказа — обязательно укажите поставщика у каждой важной позиции.
Утренние заявки поставщикам прямо в чат. Никаких таблиц, никаких напоминаний — бот делает сам.
@eposter_bot в TelegramМожно перейти прямо из окна привязки./start КОДНапример: /start 487 219.В чате с ботом нажмите ⚙️ Налаштування. Внутри:
08:00 и 17:00). Бот в эти моменты проверит склад и пришлёт заявки, если есть что заказывать. Если всё хорошо — ничего не пришлёт.В заданное время приходит сообщение на каждого поставщика, у которого что-то ниже минимума:
📦 Заявка поставщику: Кофемаркет
📞 +380 67 277 88 97
🏠 Food Zone 📅 18.05.2026
• Кофе в зёрнах — 5 кг (осталось 800 г)
• Молоко — 12 л (осталось 1.5 л)
📲 Перешли это сообщение поставщику — Telegram, Viber или дзвінком.
Удобно: пересылаешь поставщику в Telegram или Viber, он видит готовый список — никаких звонков, никаких ошибок в количествах.
Если бот привязан и у владельца, и у админа точки, и у нескольких бариста — заявки получит каждый, у кого включена галочка «Получать заявки». Каждый — на своём языке (бот помнит выбор каждого).
Общение команды прямо в системе — без сторонних мессенджеров.
Раздел «Чат» доступен всем ролям. Внутри точки можно создавать каналы (темы), переписываться, обмениваться фото, файлами и голосовыми. Владелец сети видит чаты всех своих точек.
Чат разбит на каналы — например «Накладные и счета» и «Рабочие моменты». Так переписка не превращается в одну кашу.
Нажмите и удерживайте сообщение (на компьютере — правый клик или наведение) — появится меню.
| Действие | Кто может |
|---|---|
| Ответить, переслать, поставить реакцию | все |
| Редактировать своё сообщение | автор (сотрудник — в течение 10 часов) |
| Закрепить / открепить | владелец сети / владелец / админ |
| Удалить сообщение (сразу у всех) | владелец сети / владелец / админ |
| Выбрать несколько и переслать/удалить пачкой | пункт «Выбрать» в меню |
Под своим сообщением видны галочки: одна — отправлено, две — кто-то уже прочитал.
Чтобы не пропускать новые сообщения, включите push-уведомления — они приходят, даже когда приложение закрыто.
На iPhone уведомления работают только если сайт добавлен на экран «Домой». Откройте сайт в Safari → «Поделиться» → «На экран „Домой"», запустите с иконки и затем включите колокольчик. На Android уведомления работают сразу в браузере.
Если вы прямо сейчас в чате — увидите сообщение сразу, без лишнего уведомления. Автор своих сообщений уведомления не получает.
Денежные смены кассы и рабочее расписание команды — в одном разделе. админ
Раздел «Смены» состоит из двух вкладок: Кассовые смены (деньги, X/Z-отчёты) и График (кто и когда работает).
Каждая смена кассира фиксирует выручку за период. По каждой смене видно:
X-отчёт — промежуточный срез по текущей смене без её закрытия (посмотреть, сколько уже наторговали). Z-отчёт — закрытие смены с итогами за день. Открытая смена помечена в списке.
Недельная сетка: по дням расставляете смены сотрудникам.
Если расписание повторяется из недели в неделю — создайте шаблон (кто в какой день недели работает) и примените его сразу на нужный период. Не придётся расставлять смены вручную каждую неделю.
Сотрудник без доступа к кассовым сменам видит только свой График. Добавлять и менять смены может тот, у кого есть право «Смены — менять».
Гость заказывает сам по QR-коду — заказ мгновенно появляется у бариста. доп-модуль
Онлайн-заказы — это электронное меню-витрина вашей точки. Гость наводит телефон на QR-код (на плакате, столике, в Instagram), открывает меню, собирает корзину, оставляет имя и телефон и оплачивает картой. Заказ падает на экран бариста со звуком — и в веб-версии, и в приложении. Цель — убрать очередь.
Заказ приходит на кухню уже оплаченным. Оплаты на месте нет — так сделано специально: иначе персонал готовил бы заказы, за которыми никто не пришёл. Деньги приходят на ваш счёт напрямую от платёжного сервиса.
Раздел «Онлайн-замовлення» появляется в меню, только если модуль подключён вашей точке. Если его нет — обратитесь к администратору системы.
Гостю, который заказывает у вас впервые, скидка считается автоматически. «Впервые» определяется по номеру телефона: если по этому номеру ещё не было оплаченного заказа — скидка есть. Повторно её не получить.
Новый заказ появляется в разделе «Онлайн-замовлення» со звуком и счётчиком на вкладке. По каждому заказу видно номер выдачи, имя, телефон, состав, сумму и время.
| Кнопка | Что делает |
|---|---|
| Прийняти | Подтвердили, что взяли заказ в работу. |
| Готово | Заказ собран, ждёт гостя. |
| Видано | Гость забрал заказ — он проводится как продажа: списывается склад по рецептам, попадает в смену и отчёты. |
| Скасувати | Отмена заказа. Деньги возвращаются гостю на карту. Доступно управляющему. |
Чтобы нажать «Видано» (провести продажу), у кассира должна быть открыта кассовая смена. Если смены нет — система попросит её открыть.
В шапке раздела «Онлайн-замовлення» — ваша витрина:
.../order/ваш-номер — скопируйте и поставьте в Instagram, Google-профиль и т.п.При выдаче спрашивайте номер выдачи или имя — чтобы не отдать заказ не тому гостю.
Новый заказ нельзя не заметить: включается громкий звук, сверху экрана появляется плашка, и приходит уведомление в шторку телефона — даже если приложение закрыто. Звук повторяется, пока заказ не приняли.
Гость заказывает и платит прямо в Telegram, не открывая браузер. входит в «Онлайн-заказы»
Кроме QR-витрины у заведения есть второй канал продаж — бот @eposter_menu_bot. Гость находит ваше заведение в каталоге бота, смотрит меню, платит картой и получает код выдачи, не выходя из Telegram.
@eposter_menu_bot поиском.В боте «первый заказ» определяется не по телефону, а по самому аккаунту Telegram. Сменить номер и получить −10% ещё раз не выйдет.
Как ваше заведение выглядит в каталоге бота, задаётся в Настройках точки:
Отдельного экрана для Telegram-заказов нет и не нужно: они приходят в тот же раздел «Онлайн-заказы», с тем же звуком и теми же кнопками «Прийняти / Готово / Видано».
Обслуживание за столиками: план зала, заказ официантом или гостем по QR, кухня и бар, расчёт стола. доп-модуль
Кофейне на вынос это не нужно. Режим включается для заведения при регистрации — если выбрать «Есть залы и столики», он включится сам, — или позже в разделе «Клиенты» в функциях точки. Стоимость +500 ₴/мес при оплате за год (625 ₴ помесячно). Появляются раздел «Зал», экраны «Кухня» и «Бар», роли официант и повар.
Раздел «Зал» — это план заведения: зоны (основной зал, терраса), столики круглые и квадратные, вокруг — стулья по числу мест. Кольцо вокруг стола показывает, какая часть блюд уже готова, а его яркость — сколько стол ждёт. Внутри стола — минуты ожидания и сумма к оплате.
Кнопка «Редактировать план» есть только на широком экране: добавьте зоны, расставьте столы, задайте число мест и сохраните. На телефоне вместо плана показывается список столов по срочности — работать можно, рисовать нельзя.
В карточке стола — «Наличными» / «Картой». Оплатить можно один заказ или весь стол сразу. Если что-то ещё готовится, стол остаётся занятым, пока не вынесут последнее блюдо. Гость, заказавший по QR, может заплатить картой сам с телефона.
Ингредиенты списываются по рецептам при оплате, себестоимость считается так же, как на кассе. В «Отчётах» появляется таблица «По официантам»: столы, счета, средний чек, выручка. Роли официанта, повара и бармена — в разделе «Роли и права».
В окне заказа официанта есть кнопки «Гость 1 / +». Нажмите «+» — и каждый гость набирается отдельно, у каждого будет свой счёт. Подсели новые гости — добавьте их через «Гостей сейчас» в карточке стола: появится пустой «Гость N» с кнопкой «Принять заказ». Длинный заказ разворачивается на весь экран кнопкой «Развернуть».
Чтобы не держать в голове платежи, дела и чек-листы.
Раздел «Напоминания» — для платежей и важных дат: аренда, интернет, обслуживание кофемашины. В нужное время приходит уведомление на телефон.
Повторяющееся напоминание работает без срока окончания — пока вы не поставите его на паузу или не удалите.
Вы видите только те напоминания, которые создали сами или которые вам прислали. Править и удалять может только автор. Отправлять напоминания другим сотрудникам может тот, у кого есть право «Напоминания — менять»: в форме появляется блок «Кому отправлять».
Уведомления привязаны к устройству. Если вы вышли из программы, напоминания всё равно придут — пока приложение стоит на телефоне и уведомления для него разрешены.
Раздел «Заметки» — личный блокнот: идеи, контакты поставщиков, инструкции, списки дел. Заметку видит только тот, кто её записал — ни владелец, ни другие сотрудники.
В списке заметки показаны узкими строками с названием. Нажмите на заметку — она откроется целиком: галочки ставятся там же, а кнопка «Редактировать» ведёт к правке. В списке под названием видно, сколько сделано: «2/5».
Включите в заметке «Снимать галочки каждый день» — утром список снова пустой. Удобно для открытия и закрытия смены, уборки, приёмки товара.
Для автостоянок: схема мест, клиенты и абонементы, разовые заезды, долги и отчёт по деньгам.
Раздел «Стоянка» открывается схемой: каждое место — прямоугольник с номером. Свободные — тёмные, оплаченные — синие, должники — красные, разовые клиенты — янтарные.
Нажмите на место → «Добавить авто и владельца»: номер и марка машины, имя и телефон. Вкладка «Клиенты» — общий список с поиском и фильтром «должники».
Клиента можно пересадить на другое свободное место — оплаченный срок и история переезжают с ним. Если на занятом месте поменять и владельца, и номер авто, программа спросит: это новый клиент (срок с нуля) или тот же.
Во вкладке «Тарифы» заведите цены: за месяц, за сутки, за час. В карточке места нажмите «Принять оплату», выберите тариф, срок и способ — наличные или карта.
Когда срок вышел, в карточке места появляется красная строка «Без оплаты» — сколько дней и часов и сколько это стоит. Долг считается по часам: суточный тариф, делённый на 24; минуты отбрасываются.
На свободном месте нажмите «Заезд разового клиента»: номер авто и тариф — почасовой или суточный. При выезде нажмите «Выезд и оплата» — программа сама посчитает сумму; начатый час или сутки считаются целыми.
В разделе «Отчёты» у стоянки свой экран: выручка за период, наличные и карта, расходы и чистая прибыль, разбивка по дням, тарифам и сотрудникам, а также что на стоянке прямо сейчас — сколько мест занято и сколько должны должники.
Сотруднику с правом «Принимать оплату» доступны клиенты, заезды и оплата по тарифу. Изменить сумму, простить долг, снять с места должника, отменить оплату, менять схему и тарифы может только управляющий. Выручку за день и месяц сторож не видит.
Профиль заведения, оборудование, чек, уведомления, безопасность и тема — в одном экране. админ
Раздел «Настройки» собирает параметры вашей точки. После изменений нажмите «Сохранить» — кнопка станет зелёной с галочкой «Сохранено».
Название, адрес, город, телефон и часы работы. Эти данные едины с витриной онлайн-заказов: что укажете здесь — то гость видит в шапке QR-меню (адрес и статус «Открыто/Закрыто»).
Здесь же — фото заведения и аватарка. Они показываются гостю в каталоге Telegram-бота и в шапке витрины. Хорошее фото заметно поднимает шанс, что гость выберет именно вас.
По ним гость видит «Відкрито до 20:00» и понимает, можно ли заказывать. Если часы не заданы, в каталоге не будет статуса, и часть гостей просто пройдёт мимо.
Вкладка «Финансы». Выберите шаг округления итога — Нет, 0.10, 0.50 или 1.00 ₴. Итог округляется при оплате, поэтому сумма на кассе и в отчётах совпадает.
Сканер работает как клавиатура — просто отсканируйте товар на кассе, и он добавится в чек.
Появится подсказка «Товар по штрихкоду не найден» — значит, этот штрихкод не вписан в карточку товара в Меню.
Вкладка «Чек». Задайте текст в шапке и подвале чека и включите печать логотипа. Всё подставляется при печати чека (История → откройте заказ → «Печать»).
Отправляйте важные события в Telegram и/или Push (браузер и приложение). Каждый канал включается отдельно, и при включении можно выбрать, что слать:
Сообщения приходят тем, кто привязал Telegram (см. раздел «Telegram-бот»). Email-отчёты пока недоступны — помечены «Скоро».
При включении любой PIN-защиты появляется поле «PIN-код» — задайте его и сохраните. Если PIN не задан, защита не сработает.
Две темы: Светлая (белые карточки, синий акцент) и Ночная (тёмная). Можно выбрать «Как в системе» — тогда программа сама переключится вслед за телефоном. Тема применяется сразу, без «Сохранить». Здесь же звук при нажатиях — по умолчанию выключен.
Украинский, английский или русский — переключается там же, в оформлении, и запоминается для этого устройства. Витрина для гостей и Telegram-бот переводятся отдельно, на язык гостя.
Пункт «Устройства» показывает все входы в ваш аккаунт — как в Telegram: устройство, город, когда входили. Любой сеанс можно завершить — на том устройстве потребуется войти заново. Пригодится, если телефон потерян или сотрудник уволился, а его планшет остался залогинен.
Только для владельца: «Безопасность» → «Блокировка программы». Задайте 4-значный код и, если устройство умеет, включите Face ID или отпечаток. Выберите, когда блокировать: сразу, через 1 минуту, 5 минут или час без действий. Код один на все ваши устройства и хранится на сервере, а не в телефоне.
Ответы на типичные ситуации.
Закончился ингредиент на складе. Откройте Склад → найдите позиции с красным статусом → оформите Приход.
Правильный путь — возврат, а не удаление. В Истории откройте заказ → «Возврат» → «Весь заказ» → укажите причину. Товары вернутся на склад, сумма уйдёт из выручки, а след операции останется — потом будет видно, что произошло. Удаление оставляйте на случай, когда чека вообще не должно было быть.
Это частичный возврат. История → заказ → «Возврат» → у нужной позиции укажите, сколько единиц вернуть → «Вернуть». Со склада вернётся ровно то, что было списано на эту позицию, а из выручки уйдёт ровно та сумма, которую гость за неё заплатил (с учётом скидки).
Значит, ему не отмечено это право. Сотрудники → карточка сотрудника → отметьте нужные разделы (обязательно «Касса») → сохраните. После сохранения он войдёт заново — и увидит новый набор разделов.
Сотрудники → его карточка → «Сбросить пароль» → задайте новый и передайте лично. Старый пароль не хранится нигде, восстановить его нельзя. Свой пароль владелец восстанавливает через поддержку — ссылка «Забыли пароль?» на экране входа.
Проверьте по очереди: у сотрудника выбран способ начисления (не «Не начислять»); он сам закрыл свою смену — начисление происходит именно в этот момент; у него есть право «Смены», иначе он не сможет закрыть смену. Начисление ищите в «Расходах», категория «Зарплата», за тот день.
Нет. Поставьте его на стоп: удерживайте плитку на Кассе → «Поставить на стоп». Товар останется в меню со всей статистикой, но не будет пробиваться и пропадёт из QR-меню. Когда привезут — «Снять со стопа».
Раздел «Обновления» — там список изменений с датами: что добавили, что исправили. Полезно заглядывать раз в пару недель.
Только админ. Меню → найдите товар → «Редактировать» → измените цену → сохраните.
Самые частые причины:
Копия базы делается автоматически каждые 3 часа и уходит в защищённый Telegram-канал владельца. Отдельно раз в сутки сохраняются все фотографии товаров. Копии на сервере хранятся 30 дней. Восстановление проверялось на практике — из копий поднимается рабочее заведение.
Да. С компьютера, планшета и телефона одновременно — данные синхронизируются мгновенно.
Без интернета программа не работает. Если связь часто пропадает — установите 4G-модем как резерв.
Проверьте по очереди:
Да. На странице «🚚 Поставщики» нажмите кнопку «🚀 Отправить сейчас». Бот сразу пришлёт текущие заявки. Или в чате с ботом → 🚀 Сформувати заявку.
В чате с ботом → ⚙️ Налаштування → 🌐 Мова: укр → одним тапом переключается. Это меняется только для тебя — у других пользователей бота останется их выбор.
Повний посібник користувача
POS — системаєПостер — сучасна POS-система для кав'ярні. Відкривається в будь-якому браузері на комп'ютері, планшеті або телефоні. Не потребує встановлення, оновлюється автоматично.
Цей посібник займе близько 30 хвилин. Після нього ви впевнено працюватимете з системою — від першого замовлення до чистого прибутку та зарплати.
Заходимо в систему, використовуючи свої дані (Логін : Пароль).
Якщо адміністратор видав вам стандартний пароль (наприклад, admin123) — одразу ж змініть його на свій. Розділ «Працівники» → ваш рядок → «Змінити» → «Пароль».
Програма працює в браузері, але її можна «встановити» як звичайний додаток на телефон або комп'ютер. Це зручніше: іконка на головному екрані, повноекранний режим, немає адресного рядка.
Хто що може — і чому так задумано.
Права в системі влаштовані просто: власник бачить усе, а кожному працівнику ви самі позначаєте, що йому доступно. Роль — це підпис до людини (ким вона працює), а не готовий набір прав. Так касир не змінить ціни й не зробить повернення, а ви точно знаєте, хто що може.
У нового працівника немає жодного розділу — навіть каси. Це зроблено навмисно: ви свідомо позначаєте галочками те, що людині справді потрібно. Не забудьте увімкнути «Каса», інакше працівник увійде і не побачить робочий екран.
Під час створення та редагування працівника нижче ролі — список розділів. У більшості дві окремі галочки: Дивитися та Змінювати.
| Розділ | Що дає «Дивитися» | Що додає «Змінювати» |
|---|---|---|
| Каса | Пробивати замовлення та приймати оплату | — |
| Історія | Дивитися минулі чеки | — |
| Меню | Бачити товари, категорії та рецепти | Змінювати ціни, склад, фото |
| Склад | Бачити залишки | Прихід, списання, інвентаризація |
| Постачальники | Бачити контакти | Додавати та змінювати постачальників |
| Звіти | Виручка, прибуток, витрати | — |
| Витрати | Бачити розділ і список витрат | Додавати, змінювати та видаляти витрати |
| Нагадування | Створювати нагадування собі й отримувати надіслані | Надсилати нагадування іншим працівникам |
| Нотатки | Вести свої нотатки | — |
| Зміни | Касові зміни та графік | Відкривати, закривати, ставити зміни в графік |
| Працівники | Бачити список команди | Створювати, змінювати права та зарплату |
| Налаштування | Відкрити екран налаштувань | Зберігати зміни |
| Чат | Листування команди | — |
| Онлайн-замовлення | Бачити чергу замовлень | Приймати та видавати |
| Видалення / повернення замовлень | Окрема галочка — найнебезпечніша дія, давайте лише керуючому | |
Поставили або зняли галочку та зберегли — нове право починає діяти негайно, виходити й входити працівникові не потрібно. Щоб у нього в меню зʼявився або зник розділ, достатньо закрити й відкрити програму.
Не робіть усіх адміністраторами. Заведіть кожному свій акаунт і увімкніть лише потрібне — тоді в Історії, Змінах і Звітах буде видно, чиї це були дії, а випадкових правок у меню та складі не буде.
Основний екран бариста. 95% робочого часу — тут.
Коли клієнт платить готівкою, система автоматично рахує решту. Це найзручніше:
123.50).Виберіть «💳 Картка» → підтвердіть. Без підрахунку решти — клієнт платить рівно суму чеку.
Якщо у товару налаштовані модифікатори, при натисканні на нього відкриється вікно вибору: сироп, розмір, вид молока, «без цукру». Позначте потрібне і натисніть «Додати» — ціна перерахується сама, а добавка потрапить у чек окремим рядком під товаром.
У опції модифікатора може бути свій рецепт (наприклад, «Карамельний сироп — 20 мл»). Тоді при продажу списується і він, і собівартість напою рахується чесно. Налаштовується в Меню — див. розділ «Меню».
Коли позиція закінчилася або сьогодні її не готуємо, не треба видаляти товар з меню. Натисніть і утримуйте плитку товару на Касі → «Поставити на стоп».
На плитці товара може з'явитися індикатор залишку:
Повністю скасовує поточний відкритий чек — всі позиції приберуться. Це до оплати. Після оплати потрібне повернення — повністю або по окремих позиціях, і лише у того, кому ви дали право «Видалення / повернення замовлень». Як це робиться — у розділі «Історія замовлень».
Молоко, кава, стаканчики, готові напої — все зберігається тут. адмін
Це будь-який інгредієнт або товар, який фізично є у вас на складі:
У картці товару в «Меню» є тумблер «Вести на складі», а в картці позиції — «Продавати в меню»: товар і позиція створюються разом і одразу пов'язані. Якщо позиція з такою назвою вже є, програма попередить, щоб не завести дубль.
Видалення — м'яке. Видалена позиція не зникає: її історія рухів лишається, а в «Історії» вона видна з позначкою «видалена».
У верхній частині Складу — кнопки-розділи. Три розділи є завжди: Продукти (молоко, кава, цукор, сиропи), Напої (готові з холодильника) та Предмети (посуд, упаковка, серветки). Крім них ви можете створити свої розділи — наприклад, за постачальником: «Кавомаркет», «Молочка», «Госптовари». Кнопка «Розділи» в шапці Складу.
Товар не зобов'язаний лежати в одному місці. «Булочка» може бути одночасно і в розділі свого постачальника (щоб зручно було замовляти), і в «Продуктах» (щоб потрапляла у звірку). У картці позиції позначте всі розділи, де вона має показуватись.
Раз на тиждень або на місяць корисно перерахувати склад руками і звірити з програмою. Кнопка «Інвентаризація» в шапці Складу.
Найчастіше причина нудніша: двічі введений прихід, забуте списання бою або неточний рецепт. Перш ніж робити висновки, відкрийте «Історію рухів» по цій позиції і подивіться, звідки взялися цифри.
Якщо одне й те саме списується регулярно (наприклад, наприкінці дня — молоко на пролив і стаканчики на брак), створіть шаблон: набір позицій з кількостями. Далі одне натискання — і все списалося. Перед застосуванням програма покаже список і дасть виправити кількості.
Велику накладну не треба вбивати руками. Кнопка «Імпорт» в шапці Складу.
.xlsx або .csv. Ціна — у гривнях.Коли постачальник привіз товар — оформіть прихід:
10 кг кави, причина «Постачання від Х». Причину можна не вказувати — за замовчуванням «Постачання».Якщо ціна приходу відрізняється від попередньої й собівартість якогось товару змінилася на 3 ₴ і більше, одразу після приходу відкриється вікно «Перевірте ціни». У ньому — товари й добавки з цим інгредієнтом: собівартість була → стала, маржа та запропонована ціна (попередня плюс або мінус зміна собівартості, з округленням до 5 ₴). Ціну можна виправити або зняти галочку. Зміняться лише позначені й лише після кнопки «Застосувати» — сама програма ціни не змінює. Вікно бачить той, хто вносить прихід і має право змінювати меню.
Якщо товар зіпсувався, розбився чи вкрадений — оформіть списання. Причина обов'язкова:
Кнопка «📋 Історія» у шапці Складу відкриває повний журнал:
Можна фільтрувати по типу, гортати по 50 записів. Видно: коли, хто, скільки, з якої причини, до якого замовлення.
У картці позиції (через «✏️ Редагувати») можна вказати ціну закупівлі за одиницю. Це дозволить системі автоматично рахувати собівартість кожного приготованого напою і маржу бізнесу.
У кожної позиції в Складі праворуч є кнопка 📊. Відкриває звіт по цьому інгредієнту за обраний період:
Корисно порівняти: молоко приносить нам 8 000 грн прибутку на місяць, а сиропи — лише 300. Видно, де заробляємо, а де — ні.
У картці позиції (✏️ Редагувати) є три поля для автозаявок:
Що ви продаєте і з чого це зроблено. адмін
У розділі Меню — дві сутності:
У кожного товару: назва, ціна, картинка, категорія, і — найважливіше — рецепт.
Рецепт пов'язує товар зі складськими позиціями. Це дозволяє:
| Інгредієнт | Скільки на 1 чашку |
|---|---|
| Кава в зернах | 18 г |
| Молоко | 200 мл |
| Стаканчик 300 мл | 1 шт |
При продажі 1 латте зі складу списується саме це. Якщо рецепт не вказано — зі складу нічого не списується, але товар можна продавати.
Щоб не плодити окремі товари «Лате», «Лате з карамеллю», «Лате великий», використовуйте модифікатори. Кнопка «Модифікатори» вгорі розділу Меню.
Без рецепта сироп продається, але зі складу не йде — залишки брешуть, а собівартість занижена. З рецептом усе сходиться: і склад, і прибуток по товару.
У групи добавок є перемикач «Гість обирає одне». Увімкніть його для молока чи розміру: на касі з такої групи обирається один варіант, новий вибір замінює попередній. Для сиропів і топінгів залиште вимкненим — їх можна взяти кілька.
У штучних товарів (вода, батончики) у картці є поле «Штрихкод». Відскануйте код прямо в це поле — і далі на Касі достатньо навести сканер на товар, він сам додасться в чек.
Якщо у складських позицій вказана ціна закупівлі, у картці товару з'явиться блок:
Собівартість: 18 грн
Прибуток: 47 грн
Маржа: 72%
Це допоможе приймати рішення: «Цей напій занадто невигідний — підняти ціну» або «Цей йде з маржею 80% — потрібно просувати».
Окрема категорія з цінами для своїх. Кнопка «+ Меню працівників» на екрані меню (або «+ З меню» всередині категорії) копіює обрані товари разом із рецептом — ціну для працівників ви ставите свою.
На касі діє денний ліміт на одного працівника: 2 напої та 2 позиції їжі. Кава, чай та інші напої рахуються разом. Третю позицію каса не пробʼє й пояснить чому. Скільки й на яку суму взяли працівники — окремий блок у «Звітах».
Усі чеки за весь час. Перегляд деталей та видалення.
Зліва — список чеків (по 50 на сторінці, гортання кнопками ← Назад / Вперед →). Для кожного видно:
Чеки зібрані по днях: рядок дня показує кількість замовлень і суму. За замовчуванням дні згорнуті — натисніть на день, щоб розгорнути його чеки, ще раз — згорнути. На телефоні свайп від лівого краю (або кнопка «Назад») закриває відкрите вікно чека, а не виводить із розділу.
Натисніть на будь-який рядок — праворуч відкриється повна інформація:
Гість передумав або помилилися при пробитті — оформіть повернення. Це правильніше, ніж видаляти замовлення: гроші та склад повернуться чесно, а слід операції залишиться. Доступно тому, у кого увімкнено право «Видалення / повернення замовлень».
Повернення рахується за фактично сплаченою сумою, а не за ціною з меню. Знижка чека розноситься по позиціях, тому часткове повернення поверне рівно те, що гість за цю позицію заплатив.
У Налаштуваннях можна увімкнути PIN на повернення — тоді перед поверненням програма запитає код. Корисно, якщо планшет стоїть на виду в гостей.
Відкрийте замовлення → «Друк чека». У чек підставляються верхній і нижній тексти та логотип з Налаштувань. Друк нефіскальний — це чек для гостя, не для податкової.
Якщо щось пішло не так з оплаченим чеком — тільки адмін може видалити замовлення в Історії. Натисніть на замовлення → «🗑️ Видалити замовлення» → підтвердіть.
Що станеться:
Якщо клієнт уже оплатив готівкою, а ви видалили замовлення — гроші в касі залишилися, але програма про них «забула». В кінці дня буде розходження: в касі X грн, у звіті — на менше.
Видаляйте тільки реально помилкові чеки (наприклад, касир випадково натиснув «Оплатити»). Якщо гроші вже отримано — краще залишити замовлення і зафіксувати помилку, ніж створювати розходження.
Все, що потрібно для управління бізнесом. адмін
Зверху можна вибрати:
Якщо у складських позицій вказана ціна закупівлі, система розрахує:
Топ-10 найпопулярніших позицій — що добре продається, що погано. Використовуйте для оптимізації меню.
Розбивка продажів по кожному дню — видно, які дні були найвдалішими, чи є провали в будні.
Окрема картка вгорі звіту. Рахується просто:
Чистий прибуток = Виручка − Витрати
Собівартість тут не віднімається — і це не помилка. Закупівлю ви вже вносите у Витрати, коли платите постачальнику. Якщо віднімати ще й собівартість, ті самі гроші списалися б двічі, і прибуток вийшов би заниженим. Собівартість і маржа потрібні для іншого — зрозуміти, чи вигідний кожен конкретний напій.
Таблиця: хто скільки чеків пробив, на яку суму, який у нього середній чек і скільки було повернень. Допомагає побачити, хто справді продає, а в кого підозріло багато повернень.
Друга вкладка звітів. Розносить товари по трьох класах:
Рахувати можна за виручкою, за прибутком або за кількістю — і це різні картини. Товар може бути в A за виручкою і в C за прибутком: продається багато, а заробляє мало.
Натисніть на товар у «Топі» — відкриється його картка за період: скільки продано, виручка, собівартість, прибуток і маржа, динаміка по днях. Те саме є по категорії загалом.
Якщо поруч із товаром стоїть «знижка −X%», отже виручка по ньому менша за ціну з меню: на цю позицію припала частина знижки по чеку. Так звіти сходяться до копійки.
Куди йдуть гроші закладу — і скільки залишається насправді. адмін
Виручка — це ще не заробіток. Оренда, податки, комуналка, закупівля, зарплата — усе це ви вносите в розділ «Витрати», і програма показує, скільки грошей реально залишилось.
Кнопка «Ще рядок» додає у вікно новий рядок — можна занести всю пачку чеків за день за один раз, не відкриваючи вікно щоразу заново.
Зверху — Сьогодні / Тиждень / Місяць / Період, поруч сума «Всього за період». Пошук шукає по всіх витратах, а не лише за вибраний період — зручно, коли треба згадати, коли востаннє платили за воду.
Натисніть на вид витрати у зведенні (стрілка праворуч) — нижче лишаться тільки записи цього виду за період, а рядок підсвітиться. Повторне натискання знімає фільтр.
Під пошуком — перемикач «Ділові / Особисті». Його бачить лише власник. Період і пошук спільні, а підсумок, категорії та список нижче — свої в кожного розділу.
Особисті — це витрати власника, не повʼязані із закладом: продукти, житло, транспорт. У звіти й чистий прибуток вони не потрапляють, працівники їх не бачать. Під час редагування витрату можна перенести з одного розділу в інший.
У Звітах з'являється картка «Чистий прибуток» = виручка за період мінус витрати за той самий період. Поруч — картка «Витрати», щоб бачити обидві цифри одразу.
Прихід на складі — це облік товару, а не платіж. Гроші за нього стають витратою, коли ви їх віддали постачальнику: заносьте один раз, категорією «Постачання». Інакше прибуток буде заниженим удвічі.
Хто працює за касою. адмін
marina)У кожного працівника в списку доступні дії:
Старий пароль відновити не можна — його не зберігає навіть система. Відкрийте картку працівника → «Скинути пароль» → задайте новий і передайте особисто. Свій власний пароль власник відновлює через підтримку — посилання «Забули пароль?» на екрані входу.
Програма сама рахує зарплату за зміну і заносить її у Витрати. адмін
Зарплата налаштовується кожному працівнику окремо — у його картці, нижче вибору ролі. Усі суми ви вписуєте самі, жодних «стандартних» значень програма не вигадує.
| Спосіб | Як рахує | Приклад |
|---|---|---|
| Ставка | Фіксована сума за відпрацьований день | Ставка 600 ₴ → 600 ₴ у будь-який день |
| Ставка + відсоток | Ставка плюс відсоток від усієї денної каси | 500 ₴ + 5%; каса 8 000 ₴ → 500 + 400 = 900 ₴ |
| Ставка + відсоток від суми каси | Ставка завжди. Відсоток — лише якщо каса дійшла до порогу, і тоді він рахується з усієї каси | 500 ₴ + 10% від 5 000 ₴. Каса 4 000 → 500 ₴. Каса 5 000 → 500 + 500 = 1 000 ₴ |
| Відсоток | Тільки відсоток від каси, без ставки | 7%; каса 9 000 ₴ → 630 ₴ |
| Ставка + доплата за кожну суму каси | Ставка завжди. З певної суми додається доплата і зростає сходинками | 500 ₴, доплата 100 ₴ за кожну 1 000 ₴ починаючи з 4 000. Каса 5 000 → 700 ₴, каса 10 000 → 1 200 ₴ |
Під налаштуванням програма одразу показує підказку-приклад: «Каса X ₴ → зарплата Y ₴». Порухайте суми — одразу видно, що вийде.
Уся виручка точки за день — готівка й картка разом, включно з онлайн-замовленнями. Не виручка конкретного працівника, а вся каса. Якщо за день працювали двоє і в обох налаштований відсоток — відсоток отримає кожен з усієї денної каси.
Якщо ви видалили зміну, зарплата за неї йде з Витрат автоматично. І навпаки: коли за день закривається ще одна зміна, денна каса зросла — програма перераховує нарахування всім, хто вже закрився сьогодні, щоб відсоток був чесним.
Якщо в когось зарплата нестандартна (аванс, премія, разова підробка), залиште йому «Не нараховувати» і внесіть суму руками у «Витрати» категорією «Зарплата».
Програма повністю адаптована під мобільний екран.
На телефоні розкладка трохи відрізняється:
Та сама програма, але розкладка під великий екран:
Крім браузера є додаток єПостер для Android. Усередині — та сама програма, що й на сайті, тому оновлення приходять самі й нічого не треба перевстановлювати.
Окремого додатка для iPhone немає. Відкрийте сайт у Safari → «Поділитися» → «На екран „Додому"». Вийде та сама іконка, і лише так на iPhone запрацюють сповіщення.
Швидкість: встановлюйте програму як PWA (див. розділ «Перший запуск») — відкриється швидше, немає адресного рядка, виглядає як нативний додаток.
Перезавантаження: якщо програма «зависла» — потягніть сторінку вниз (на телефоні) або натисніть Ctrl+F5 (на комп'ютері).
Кілька пристроїв: можна працювати одночасно з комп'ютера і телефона — дані синхронізуються миттєво.
Чек-лист ідеального дня в кав'ярні.
Найчастіша причина — хтось видалив оплачене замовлення з Історії. Це прибирає суму зі звіту, але гроші залишилися в касі. Детальніше — у FAQ «Каса не сходиться».
Хто привозить товар — і як бот сам сформує заявку. адмін
Картка з контактами того, у кого ви закуповуєте товар. У кожної позиції на Складі можна вказати постачальника, і система буде групувати автозаявки за ним.
@username або посилання t.me/...У Складі відкрийте позицію через «✏️ Редагувати» і заповніть три поля:
| Поле | Що означає | Приклад |
|---|---|---|
| Постачальник | До кого привʼязана позиція | «Кофемаркет» |
| Мінімальний залишок | Межа, нижче якої вважається «час замовляти» | 1 кг |
| Скільки замовляти | Порція, що потрапить у заявку, коли залишок впаде | 5 кг |
У шапці Постачальників є кнопка «🚀 Надіслати зараз». Вона формує заявки прямо в цей момент і шле їх у Telegram усім підписаним отримувачам — ніби настав час автоматичної розсилки. Зручно для тесту або позапланового замовлення.
Якщо у позиції не вказано постачальника, вона зникне з автозаявок (нема кому надсилати). Щоб отримувати готовий текст для замовлення — обовʼязково вказуйте постачальника у кожної важливої позиції.
Ранкові заявки постачальникам просто в чат. Жодних таблиць, жодних нагадувань — бот робить сам.
@eposter_bot у TelegramМожна перейти прямо з вікна привʼязки./start КОДНаприклад: /start 487 219.У чаті з ботом натисніть ⚙️ Налаштування. Усередині:
08:00 та 17:00). Бот у ці моменти перевірить склад і надішле заявки, якщо є що замовляти. Якщо все гаразд — нічого не пришле.У заданий час приходить повідомлення на кожного постачальника, у якого щось нижче мінімуму:
📦 Заявка постачальнику: Кофемаркет
📞 +380 67 277 88 97
🏠 Food Zone 📅 18.05.2026
• Кава в зернах — 5 кг (залишилось 800 г)
• Молоко — 12 л (залишилось 1.5 л)
📲 Переслати це повідомлення постачальнику — Telegram, Viber або дзвінком.
Зручно: пересилаєш постачальнику в Telegram або Viber, він бачить готовий список — жодних дзвінків, жодних помилок у кількостях.
Якщо бот привʼязаний і у власника, і у адміна точки, і у декількох барист — заявки отримає кожен, у кого увімкнена галочка «Отримувати заявки». Кожен — своєю мовою (бот памʼятає вибір кожного).
Спілкування команди прямо в системі — без сторонніх месенджерів.
Розділ «Чат» доступний усім ролям. Усередині точки можна створювати канали (теми), листуватися, обмінюватися фото, файлами та голосовими. Власник мережі бачить чати всіх своїх точок.
Чат розбитий на канали — наприклад «Накладні та рахунки» і «Робочі моменти». Так листування не перетворюється на одну кашу.
Натисніть і утримуйте повідомлення (на компʼютері — правий клік або наведення) — зʼявиться меню.
| Дія | Хто може |
|---|---|
| Відповісти, переслати, поставити реакцію | усі |
| Редагувати своє повідомлення | автор (працівник — протягом 10 годин) |
| Закріпити / відкріпити | власник мережі / власник / адмін |
| Видалити повідомлення (одразу в усіх) | власник мережі / власник / адмін |
| Вибрати кілька і переслати/видалити пачкою | пункт «Вибрати» в меню |
Під своїм повідомленням видно галочки: одна — надіслано, дві — хтось уже прочитав.
Щоб не пропускати нові повідомлення, увімкніть push-сповіщення — вони приходять, навіть коли застосунок закритий.
На iPhone сповіщення працюють лише якщо сайт додано на екран «Додому». Відкрийте сайт у Safari → «Поділитися» → «На екран „Додому"», запустіть з іконки і потім увімкніть дзвіночок. На Android сповіщення працюють одразу в браузері.
Якщо ви прямо зараз у чаті — побачите повідомлення одразу, без зайвого сповіщення. Автор своїх повідомлень сповіщення не отримує.
Грошові зміни каси та робочий розклад команди — в одному розділі. адмін
Розділ «Зміни» складається з двох вкладок: Касові зміни (гроші, X/Z-звіти) та Графік (хто і коли працює).
Кожна зміна касира фіксує виручку за період. По кожній зміні видно:
X-звіт — проміжний зріз по поточній зміні без її закриття (подивитися, скільки вже наторгували). Z-звіт — закриття зміни з підсумками за день. Відкрита зміна позначена у списку.
Тижнева сітка: по днях розставляєте зміни працівникам.
Якщо розклад повторюється з тижня в тиждень — створіть шаблон (хто в який день тижня працює) і застосуйте його одразу на потрібний період. Не доведеться розставляти зміни вручну щотижня.
Працівник без доступу до касових змін бачить лише свій Графік. Додавати та змінювати зміни може той, у кого є право «Зміни — змінювати».
Гість замовляє сам за QR-кодом — замовлення миттєво з'являється у бариста. дод-модуль
Онлайн-замовлення — це електронне меню-вітрина вашої точки. Гість наводить телефон на QR-код (на плакаті, столику, в Instagram), відкриває меню, збирає кошик, залишає ім'я та телефон і оплачує карткою. Замовлення падає на екран бариста зі звуком — і у веб-версії, і в застосунку. Мета — прибрати чергу.
Замовлення приходить на кухню вже оплаченим. Оплати на місці немає — так зроблено навмисно: інакше персонал готував би замовлення, за якими ніхто не прийшов. Гроші надходять на ваш рахунок напряму від платіжного сервісу.
Розділ «Онлайн-замовлення» з'являється в меню, лише якщо модуль підключено вашій точці. Якщо його немає — зверніться до адміністратора системи.
Гостю, який замовляє у вас уперше, знижка рахується автоматично. «Уперше» визначається за номером телефона: якщо за цим номером ще не було оплаченого замовлення — знижка є. Повторно її не отримати.
Нове замовлення з'являється в розділі «Онлайн-замовлення» зі звуком і лічильником на вкладці. По кожному замовленню видно номер видачі, ім'я, телефон, склад, суму та час.
| Кнопка | Що робить |
|---|---|
| Прийняти | Підтвердили, що взяли замовлення в роботу. |
| Готово | Замовлення зібране, чекає на гостя. |
| Видано | Гість забрав замовлення — воно проводиться як продаж: списується склад за рецептами, потрапляє у зміну та звіти. |
| Скасувати | Скасування замовлення. Гроші повертаються гостю на картку. Доступно керуючому. |
Щоб натиснути «Видано» (провести продаж), у касира має бути відкрита касова зміна. Якщо зміни немає — система попросить її відкрити.
У шапці розділу «Онлайн-замовлення» — ваша вітрина:
.../order/ваш-номер — скопіюйте та поставте в Instagram, Google-профіль тощо.При видачі питайте номер видачі або ім'я — щоб не віддати замовлення не тому гостю.
Нове замовлення не можна не помітити: вмикається гучний звук, згори екрана з'являється плашка, і приходить сповіщення у шторку телефона — навіть якщо застосунок закритий. Звук повторюється, доки замовлення не прийняли.
Гість замовляє та платить прямо в Telegram, не відкриваючи браузер. входить в «Онлайн-замовлення»
Крім QR-вітрини у закладу є другий канал продажів — бот @eposter_menu_bot. Гість знаходить ваш заклад у каталозі бота, дивиться меню, платить карткою і отримує код видачі, не виходячи з Telegram.
@eposter_menu_bot пошуком.У боті «перше замовлення» визначається не за телефоном, а за самим акаунтом Telegram. Змінити номер і отримати −10% ще раз не вийде.
Як ваш заклад виглядає в каталозі бота, задається в Налаштуваннях точки:
Окремого екрана для Telegram-замовлень немає і не потрібно: вони приходять у той самий розділ «Онлайн-замовлення», з тим самим звуком і тими самими кнопками «Прийняти / Готово / Видано».
Обслуговування за столиками: план залу, замовлення офіціантом або гостем за QR, кухня і бар, розрахунок столу. дод-модуль
Кав'ярні на виніс це не потрібно. Режим вмикається для закладу при реєстрації — якщо обрати «Є зали і столики», він увімкнеться сам, — або пізніше в розділі «Клієнти» у функціях точки. Вартість +500 ₴/міс при оплаті за рік (625 ₴ помісячно). З'являються розділ «Зал», екрани «Кухня» і «Бар», ролі офіціант і кухар.
Розділ «Зал» — це план закладу: зони (основний зал, тераса), столики круглі та квадратні, довкола — стільці за кількістю місць. Кільце навколо столу показує, яка частина страв уже готова, а його яскравість — скільки стіл чекає. Усередині столу — хвилини очікування та сума до сплати.
Кнопка «Редагувати план» є лише на широкому екрані: додайте зони, розставте столи, задайте кількість місць і збережіть. На телефоні замість плану показується список столів за терміновістю — працювати можна, малювати ні.
У картці столу — «Готівкою» / «Карткою». Сплатити можна одне замовлення або весь стіл одразу. Якщо щось іще готується, стіл лишається зайнятим, доки не винесуть останню страву. Гість, який замовив за QR, може заплатити карткою сам з телефона.
Інгредієнти списуються за рецептами при оплаті, собівартість рахується так само, як на касі. У «Звітах» з'являється таблиця «По офіціантах»: столи, рахунки, середній чек, виручка. Ролі офіціанта, кухаря та бармена — у розділі «Ролі та права».
У вікні замовлення офіціанта є кнопки «Гість 1 / +». Натисніть «+» — і кожен гість набирається окремо, у кожного буде свій рахунок. Підсіли нові гості — додайте їх через «Гостей зараз» у картці столу: зʼявиться порожній «Гість N» із кнопкою «Прийняти замовлення». Довге замовлення розгортається на весь екран кнопкою «Розгорнути».
Щоб не тримати в голові платежі, справи та чек-листи.
Розділ «Нагадування» — для платежів і важливих дат: оренда, інтернет, обслуговування кавомашини. У потрібний час приходить сповіщення на телефон.
Нагадування з повтором працює без терміну закінчення — доки ви не поставите його на паузу або не видалите.
Ви бачите лише ті нагадування, які створили самі або які вам надіслали. Змінювати й видаляти може лише автор. Надсилати нагадування іншим працівникам може той, хто має право «Нагадування — змінювати»: у формі зʼявляється блок «Кому надсилати».
Сповіщення привʼязані до пристрою. Якщо ви вийшли з програми, нагадування все одно прийдуть — доки застосунок стоїть на телефоні й сповіщення для нього дозволені.
Розділ «Нотатки» — особистий блокнот: ідеї, контакти постачальників, інструкції, списки справ. Нотатку бачить лише той, хто її записав — ні власник, ні інші працівники.
У списку нотатки показано вузькими рядками з назвою. Натисніть на нотатку — вона відкриється повністю: галочки ставляться там само, а кнопка «Редагувати» веде до редагування. У списку під назвою видно, скільки зроблено: «2/5».
Увімкніть у нотатці «Знімати галочки щодня» — зранку список знову порожній. Зручно для відкриття та закриття зміни, прибирання, приймання товару.
Для автостоянок: схема місць, клієнти й абонементи, разові заїзди, борги та звіт по грошах.
Розділ «Стоянка» відкривається схемою: кожне місце — прямокутник із номером. Вільні — темні, оплачені — сині, боржники — червоні, разові клієнти — бурштинові.
Натисніть на місце → «Додати авто і власника»: номер і марка машини, імʼя та телефон. Вкладка «Клієнти» — загальний список із пошуком і фільтром «боржники».
Клієнта можна пересадити на інше вільне місце — оплачений термін та історія переїжджають із ним. Якщо на зайнятому місці змінити і власника, і номер авто, програма запитає: це новий клієнт (термін з нуля) чи той самий.
У вкладці «Тарифи» заведіть ціни: за місяць, за добу, за годину. У картці місця натисніть «Прийняти оплату», оберіть тариф, термін і спосіб — готівка або картка.
Коли термін вийшов, у картці місця зʼявляється червоний рядок «Без оплати» — скільки днів і годин і скільки це коштує. Борг рахується по годинах: добовий тариф, поділений на 24; хвилини відкидаються.
На вільному місці натисніть «Заїзд разового клієнта»: номер авто і тариф — погодинний або добовий. При виїзді натисніть «Виїзд і оплата» — програма сама порахує суму; розпочата година або доба рахується повною.
У розділі «Звіти» у стоянки свій екран: виручка за період, готівка й картка, витрати та чистий прибуток, розбивка по днях, тарифах і працівниках, а також що на стоянці просто зараз — скільки місць зайнято і скільки винні боржники.
Працівникові з правом «Приймати оплату» доступні клієнти, заїзди й оплата за тарифом. Змінити суму, пробачити борг, зняти з місця боржника, скасувати оплату, змінювати схему й тарифи може тільки керуючий. Виручку за день і місяць сторож не бачить.
Профіль закладу, обладнання, чек, сповіщення, безпека й тема — в одному екрані. адмін
Розділ «Налаштування» збирає параметри вашої точки. Після змін натисніть «Зберегти» — кнопка стане зеленою з галочкою «Збережено».
Назва, адреса, місто, телефон і години роботи. Ці дані єдині з вітриною онлайн-замовлень: що вкажете тут — те гість бачить у шапці QR-меню (адреса й статус «Відкрито/Закрито»).
Тут же — фото закладу та аватарка. Вони показуються гостю в каталозі Telegram-бота та в шапці вітрини. Гарне фото помітно підвищує шанс, що гість обере саме вас.
За ними гість бачить «Відкрито до 20:00» і розуміє, чи можна замовляти. Якщо години не задані, у каталозі не буде статусу, і частина гостей просто пройде повз.
Вкладка «Фінанси». Оберіть крок округлення підсумку — Немає, 0.10, 0.50 або 1.00 ₴. Підсумок округлюється під час оплати, тож сума на касі та у звітах збігається.
Сканер працює як клавіатура — просто відскануйте товар на касі, і він додасться в чек.
З'явиться підказка «Товар за штрихкодом не знайдено» — отже, цей штрихкод не вписаний у картку товару в Меню.
Вкладка «Чек». Задайте текст у шапці та підвалі чеку й увімкніть друк логотипа. Усе підставляється під час друку чеку (Історія → відкрийте замовлення → «Друк»).
Надсилайте важливі події в Telegram та/або Push (браузер і застосунок). Кожен канал вмикається окремо, і при вмиканні можна обрати, що надсилати:
Повідомлення приходять тим, хто прив'язав Telegram (див. розділ «Telegram-бот»). Email-звіти поки недоступні — позначені «Незабаром».
При вмиканні будь-якого PIN-захисту з'являється поле «PIN-код» — задайте його та збережіть. Якщо PIN не заданий, захист не спрацює.
Дві теми: Світла (білі картки, синій акцент) і Нічна (темна). Можна обрати «Як у системі» — тоді програма сама перемкнеться слідом за телефоном. Тема застосовується одразу, без «Зберегти». Тут же звук при натисканнях — за замовчуванням вимкнений.
Українська, англійська або російська — перемикається там само, в оформленні, і запам'ятовується для цього пристрою. Вітрина для гостей і Telegram-бот перекладаються окремо, мовою гостя.
Пункт «Пристрої» показує всі входи у ваш акаунт — як у Telegram: пристрій, місто, коли входили. Будь-який сеанс можна завершити — на тому пристрої доведеться увійти знову. Стане в пригоді, якщо телефон загублено або працівник звільнився, а його планшет лишився залогіненим.
Лише для власника: «Безпека» → «Блокування програми». Задайте 4-значний код і, якщо пристрій уміє, увімкніть Face ID або відбиток. Оберіть, коли блокувати: одразу, через 1 хвилину, 5 хвилин або годину без дій. Код один на всі ваші пристрої і зберігається на сервері, а не в телефоні.
Відповіді на типові ситуації.
Закінчився інгредієнт на складі. Відкрийте Склад → знайдіть позиції з червоним статусом → оформіть Прихід.
Правильний шлях — повернення, а не видалення. В Історії відкрийте замовлення → «Повернення» → «Все замовлення» → вкажіть причину. Товари повернуться на склад, сума піде з виручки, а слід операції залишиться — потім буде видно, що сталося. Видалення залишайте на випадок, коли чека взагалі не мало бути.
Це часткове повернення. Історія → замовлення → «Повернення» → у потрібної позиції вкажіть, скільки одиниць повернути → «Повернути». Зі складу повернеться рівно те, що було списано на цю позицію, а з виручки піде рівно та сума, яку гість за неї заплатив (з урахуванням знижки).
Отже, йому не позначено це право. Працівники → картка працівника → позначте потрібні розділи (обов'язково «Каса») → збережіть. Після збереження він увійде заново — і побачить новий набір розділів.
Працівники → його картка → «Скинути пароль» → задайте новий і передайте особисто. Старий пароль не зберігається ніде, відновити його неможливо. Свій пароль власник відновлює через підтримку — посилання «Забули пароль?» на екрані входу.
Перевірте по черзі: у працівника вибрано спосіб нарахування (не «Не нараховувати»); він сам закрив свою зміну — нарахування відбувається саме в цей момент; у нього є право «Зміни», інакше він не зможе закрити зміну. Нарахування шукайте у «Витратах», категорія «Зарплата», за той день.
Ні. Поставте його на стоп: утримуйте плитку на Касі → «Поставити на стоп». Товар залишиться в меню з усією статистикою, але не пробиватиметься і зникне з QR-меню. Коли привезуть — «Зняти зі стопу».
Розділ «Оновлення» — там список змін із датами: що додали, що виправили. Корисно заглядати раз на пару тижнів.
Тільки адмін. Меню → знайдіть товар → «Редагувати» → змініть ціну → збережіть.
Найчастіші причини:
Копія бази робиться автоматично кожні 3 години і йде в захищений Telegram-канал власника. Окремо раз на добу зберігаються всі фотографії товарів. Копії на сервері зберігаються 30 днів. Відновлення перевірялося на практиці — з копій піднімається робочий заклад.
Так. З комп'ютера, планшета і телефона одночасно — дані синхронізуються миттєво.
Без інтернету програма не працює. Якщо зв'язок часто пропадає — встановіть 4G-модем як резерв.
Перевірте по черзі:
Так. На сторінці «🚚 Постачальники» натисніть кнопку «🚀 Надіслати зараз». Бот одразу пришле поточні заявки. Або у чаті з ботом → 🚀 Сформувати заявку.
У чаті з ботом → ⚙️ Налаштування → 🌐 Мова: укр → одним тапом перемикається. Це змінюється тільки для тебе — у інших користувачів бота залишиться їхній вибір.
Complete user guide
POS systemePoster is a modern POS system for coffee shops. It opens in any browser on a computer, tablet or phone. No installation needed, and it updates automatically.
This guide takes about 30 minutes. After reading it you will work with the system confidently — from the first order all the way to net profit and payroll.
Sign in to the system with your own details (Login : Password).
If your administrator gave you a default password (for example, admin123), change it right away to your own. Go to “Staff” → your row → “Edit” → “Password”.
The program runs in a browser, but you can “install” it like a regular app on your phone or computer. It is more convenient: an icon on the home screen, full-screen mode, no address bar.
Who can do what — and why it is designed this way.
Permissions are simple: the owner sees everything, and for every staff member you tick what they can access. A role is a label for a person (what their job is), not a ready-made set of permissions. That way a cashier cannot change prices or make refunds, and you always know exactly who can do what.
A new staff member has no sections at all — not even the checkout. This is on purpose: you deliberately tick what the person really needs. Don't forget to enable “Checkout”, otherwise the employee will sign in and see no work screen.
When creating or editing a staff member, below the role there is a list of sections. Most of them have two separate checkboxes: View and Edit.
| Section | What “View” gives | What “Edit” adds |
|---|---|---|
| Checkout | Ring up orders and take payments | — |
| History | View past receipts | — |
| Menu | See products, categories and recipes | Change prices, composition, photos |
| Stock | See stock levels | Supplies, write-offs, stocktaking |
| Suppliers | See contacts | Add and edit suppliers |
| Reports | Revenue, profit, expenses | — |
| Expenses | See the section and the list of expenses | Add, edit and delete expenses |
| Reminders | Create reminders for yourself and receive ones sent to you | Send reminders to other staff |
| Notes | Keep your own notes | — |
| Shifts | Checkout shifts and schedule | Open, close and schedule shifts |
| Staff | See the team list | Create staff, change permissions and payroll |
| Settings | Open the settings screen | Save changes |
| Chat | Team messaging | — |
| Online orders | See the order queue | Accept and hand out |
| Deleting / refunding orders | A separate checkbox — the riskiest action, give it to the manager only | |
Tick or untick a box and save — the new permission takes effect immediately; the employee does not need to sign out and in. For a section to appear in or disappear from their menu, closing and reopening the app is enough.
Don't make everyone an administrator. Give each person their own account and enable only what they need — then History, Shifts and Reports will show whose actions they were, and there will be no accidental edits to the menu and stock.
The barista's main screen. 95% of the working day happens here.
When the customer pays in cash, the system works out the change automatically. This is the most convenient way:
123.50).Choose “💳 Card” → confirm. No change calculation — the customer pays exactly the receipt total.
If a product has modifiers set up, tapping it opens a selection window: syrup, size, type of milk, “no sugar”. Tick what you need and tap “Add” — the price is recalculated automatically, and the add-on goes into the receipt as a separate line under the product.
A modifier option can have its own recipe (for example, “Caramel syrup — 20 ml”). Then it is written off at the sale as well, and the drink's cost price is calculated honestly. This is set up in the Menu — see the “Menu” section.
When an item has run out or you are not making it today, there is no need to delete the product from the menu. Tap and hold the product tile at the Checkout → “Put on stop”.
A stock indicator may appear on the product tile:
Completely cancels the current open receipt — all lines are removed. This is before payment. After payment you need a refund — in full or for individual lines, and only by someone you have given the “Deleting / refunding orders” permission. How it is done is described in the “Order history” section.
Milk, coffee, cups, ready-made drinks — it is all kept here. admin
It is any ingredient or product that is physically in your stock:
A product card in "Menu" has a "Track in stock" switch and a stock item card has "Sell in menu": the product and the item are created together and linked right away. If an item with that name already exists, the app warns you so you don't create a duplicate.
Deletion is soft. A deleted item doesn't vanish: its movement history stays, and in "History" it is shown marked "deleted".
At the top of Stock there are section buttons. Three sections always exist: Products (milk, coffee, sugar, syrups), Drinks (ready-made ones from the fridge) and Items (tableware, packaging, napkins). Besides these, you can create your own sections — for example, by supplier: “Coffee Market”, “Dairy”, “Household goods”. Use the “Sections” button in the Stock header.
A product doesn't have to live in one place. A “Bun” can be both in its supplier's section (so it is easy to reorder) and in “Products” (so it is included in stocktaking). In the item's card, tick all the sections where it should be shown.
Once a week or once a month it is useful to count the stock by hand and compare it with the program. Use the “Stocktaking” button in the Stock header.
Most often the reason is more mundane: a supply entered twice, a forgotten breakage write-off or an inaccurate recipe. Before drawing conclusions, open the “Movement history” for that stock item and see where the numbers came from.
If the same things are written off regularly (for example, at the end of the day — milk for spillage and cups for defects), create a template: a set of stock items with quantities. After that it is one tap — and everything is written off. Before applying, the program shows the list and lets you adjust the quantities.
You don't have to type a large invoice by hand. Use the “Import” button in the Stock header.
.xlsx or .csv will do. Prices are in hryvnias.When the supplier has delivered goods — record a supply:
10 kg of coffee, reason “Delivery from X”. The reason is optional — by default it is “Supply”.If the supply price differs from the previous one and the cost of some product changed by 3 ₴ or more, a “Check prices” window opens right after the supply. It lists products and add-ons that use this ingredient: cost before → after, margin, and a suggested price (the current one plus or minus the cost change, rounded to 5 ₴). You can edit the price or untick the item. Only ticked items change, and only after you press “Apply” — the app never changes prices by itself. The window is shown to the person entering the supply if they are allowed to edit the menu.
If a product has spoiled, broken or been stolen — record a write-off. A reason is required:
The "📋 History" button in the Stock header opens the full log:
You can filter by type and page through 50 records at a time. You can see: when, who, how much, for what reason, and for which order.
In the stock item card (via "✏️ Edit") you can set the purchase price per unit. This lets the system automatically calculate the cost price of every drink you make and your business margin.
Every stock item in Stock has a 📊 button on the right. It opens a report on that ingredient for the selected period:
It's useful to compare: milk brings us 8,000 ₴ of profit a month, while syrups bring only 300. You can see where you earn and where you don't.
The stock item card (✏️ Edit) has three fields for automatic orders:
What you sell and what it's made of. admin
The Menu section has two things:
Every product has a name, price, picture, category and — most importantly — a recipe.
A recipe links a product to stock items. This makes it possible to:
| Ingredient | Per 1 cup |
|---|---|
| Coffee beans | 18 g |
| Milk | 200 ml |
| Cup 300 ml | 1 pc |
When 1 latte is sold, exactly this is written off from stock. If no recipe is set, nothing is written off from stock, but the product can still be sold.
To avoid creating separate products like "Latte", "Latte with caramel", "Large latte", use modifiers. The "Modifiers" button is at the top of the Menu section.
Without a recipe the syrup gets sold, but nothing leaves the stock — stock levels lie and the cost price is understated. With a recipe everything adds up: both the stock and the profit per product.
A modifier group has a “Guest picks one” switch. Turn it on for milk or size: at checkout only one option from the group can be chosen, and a new choice replaces the previous one. Leave it off for syrups and toppings — several can be taken.
Packaged products (water, snack bars) have a "Barcode" field in their card. Scan the code straight into this field — after that, at the Checkout, just point the scanner at the product and it will be added to the receipt by itself.
If your stock items have a purchase price set, the product card will show a block:
Cost price: 18 ₴
Profit: 47 ₴
Margin: 72%
This helps you make decisions: "This drink is too unprofitable — raise the price" or "This one sells with an 80% margin — promote it".
A separate category with prices for your team. The “+ Staff menu” button on the menu screen (or “+ From menu” inside the category) copies the chosen products together with their recipes — you set your own staff price.
At checkout there is a daily limit per employee: 2 drinks and 2 food items. Coffee, tea and other drinks count together. The register will not ring up a third item and explains why. How much staff took and for what amount is shown in a separate block in Reports.
All receipts for all time. View details and delete.
On the left is the list of receipts (50 per page, paging with the ← Back / Forward → buttons). For each one you can see:
Receipts are grouped by day: the day row shows the number of orders and the total. Days are collapsed by default — tap a day to expand its receipts, tap again to collapse. On a phone, a swipe from the left edge (or the "Back" button) closes the open receipt window instead of leaving the section.
Tap any row — the full information opens on the right:
The guest changed their mind or a mistake was made at the checkout — issue a refund. This is better than deleting the order: the money and the stock are returned honestly, and a record of the operation remains. Available to anyone with the "Delete / refund orders" permission enabled.
The refund is calculated from the amount actually paid, not the menu price. The receipt discount is spread across the items, so a partial refund returns exactly what the guest paid for that item.
In Settings you can enable a PIN for refunds — then the app will ask for a code before each refund. Useful if the tablet is in plain view of guests.
Open the order → "Print receipt". The header and footer texts and the logo from Settings are added to the receipt. The print is non-fiscal — it's a receipt for the guest, not for the tax office.
If something went wrong with a paid receipt — only an admin can delete the order in History. Tap the order → "🗑️ Delete order" → confirm.
What happens:
If the customer has already paid in cash and you delete the order — the money is still in the till, but the app has "forgotten" about it. At the end of the day there will be a discrepancy: X ₴ in the till, less in the report.
Delete only genuinely mistaken receipts (for example, the cashier accidentally tapped "Pay"). If the money has already been received, it's better to keep the order and note the mistake than to create a discrepancy.
Everything you need to run the business. admin
At the top you can choose:
If your stock items have a purchase price set, the system will calculate:
The top 10 best-selling items — what sells well and what doesn't. Use it to fine-tune your menu.
A breakdown of sales for each day — you can see which days were the strongest and whether there are dips on weekdays.
A separate card at the top of the report. The formula is simple:
Net profit = Revenue − Expenses
Cost price is not subtracted here — and that's not a mistake. You already enter purchases in Expenses when you pay the supplier. If cost price were subtracted as well, the same money would be deducted twice and profit would come out too low. Cost price and margin serve a different purpose — to understand whether each particular drink is profitable.
A table: how many receipts each person rang up, for what amount, their average check and how many refunds they had. It helps you see who really sells and who has a suspiciously high number of refunds.
The second tab of the reports. It sorts products into three classes:
You can calculate by revenue, by profit or by quantity — and these give different pictures. A product can be in A by revenue and in C by profit: it sells a lot but earns little.
Tap a product in the "Top items" list — its card for the period opens: how many were sold, revenue, cost price, profit and margin, and the trend by day. The same is available for a category as a whole.
If a product is marked "discount −X%", its revenue is lower than the menu price: part of the receipt discount was allocated to this item. That's how the reports add up to the last kopiyka.
Where the venue's money goes — and how much is really left. admin
Revenue isn't earnings yet. Rent, taxes, utilities, purchases, salaries — you enter all of this in the "Expenses" section, and the app shows how much money is actually left.
The "Add row" button adds a new row to the window — you can enter the whole day's stack of receipts in one go without reopening the window every time.
At the top — Today / Week / Month / Period, with the "Total for the period" amount next to it. Search looks through all expenses, not just the selected period — handy when you need to remember when you last paid for water.
Tap an expense type in the summary (the arrow on the right) — only entries of that type for the period stay below, and the row is highlighted. Tap again to clear the filter.
Below the search there is a “Business / Personal” switch. Only the owner sees it. The period and search are shared, while the total, categories and list below are separate for each section.
Personal expenses are the owner’s own spending unrelated to the venue: groceries, housing, transport. They are not included in reports or net profit, and staff cannot see them. When editing, an expense can be moved from one section to the other.
A "Net profit" card appears in Reports = revenue for the period minus expenses for the same period. Next to it is the "Expenses" card, so you can see both figures at once.
A supply in Stock is goods accounting, not a payment. The money for it becomes an expense when you hand it to the supplier: enter it once, under the "Supplies" category. Otherwise profit will be understated twice over.
Who works at the checkout. admin
marina)The following actions are available for each employee in the list:
The old password can't be recovered — not even the system stores it. Open the employee's card → "Reset password" → set a new one and hand it over in person. The owner recovers their own password through support — the "Forgot password?" link on the sign-in screen.
The app calculates the salary for a shift itself and records it in Expenses. admin
Salary is set up for each employee individually — in their card, below the role selection. You enter all the amounts yourself; the app doesn't invent any "standard" values.
| Method | How it's calculated | Example |
|---|---|---|
| Rate | A fixed amount per day worked | Rate 600 ₴ → 600 ₴ on any day |
| Rate + percentage | Rate plus a percentage of the whole day's takings | 500 ₴ + 5%; takings 8 000 ₴ → 500 + 400 = 900 ₴ |
| Rate + percentage above a takings threshold | The rate always. The percentage — only if the takings reached the threshold, and then it's calculated on the whole takings | 500 ₴ + 10% from 5 000 ₴. Takings 4 000 → 500 ₴. Takings 5 000 → 500 + 500 = 1 000 ₴ |
| Percentage | Only a percentage of the takings, no rate | 7%; takings 9 000 ₴ → 630 ₴ |
| Rate + bonus for every takings step | The rate always. From a certain amount a bonus is added and grows in steps | 500 ₴, bonus 100 ₴ for every 1 000 ₴ starting from 4 000. Takings 5 000 → 700 ₴, takings 10 000 → 1 200 ₴ |
Below the settings the app immediately shows an example hint: "Takings X ₴ → salary Y ₴". Play with the amounts — you'll see the result right away.
The venue's whole revenue for the day — cash and card together, including online orders. Not the revenue of a particular employee, but the whole takings. If two people worked that day and both have a percentage set up, each gets the percentage of the whole day's takings.
If you delete a shift, the salary for it is removed from Expenses automatically. And the other way round: when another shift is closed that day, the day's takings have grown — the app recalculates the accruals for everyone who has already closed today, so the percentage is fair.
If someone's salary is non-standard (an advance, a bonus, a one-off job), leave them on "Don't calculate" and enter the amount by hand in "Expenses" under the "Salary" category.
The app is fully adapted to a mobile screen.
On a phone the layout is slightly different:
The same app, laid out for a big screen:
Besides the browser, there's the ePoster app for Android. Inside is the same app as on the website, so updates arrive on their own and nothing needs reinstalling.
There's no separate iPhone app. Open the website in Safari → "Share" → "Add to Home Screen". You get the same icon, and this is the only way notifications will work on iPhone.
Speed: install the app as a PWA (see the "First launch" section) — it opens faster, has no address bar and looks like a native app.
Reloading: if the app "freezes" — pull the page down (on a phone) or press Ctrl+F5 (on a computer).
Several devices: you can work from a computer and a phone at the same time — data syncs instantly.
A checklist for the perfect day at the coffee shop.
The most common reason is that someone deleted a paid order from History. This removes the amount from the report, but the money stays in the drawer. See the FAQ "The checkout doesn't balance" for details.
Who delivers your goods — and how the bot builds a purchase request on its own. admin
A card with the contact details of whoever you buy goods from. Every stock item in the Stock can have a supplier assigned, and the system will group auto-requests by supplier.
@username or a t.me/... linkIn the Stock, open a stock item via "✏️ Edit" and fill in three fields:
| Field | What it means | Example |
|---|---|---|
| Supplier | Who the stock item is linked to | "Coffee Market" |
| Minimum stock level | The threshold below which it's "time to order" | 1 kg |
| How much to order | The quantity that goes into the request when the stock level drops | 5 kg |
The Suppliers header has a "🚀 Send now" button. It builds the requests at that very moment and sends them via Telegram to all subscribed recipients, as if the scheduled send time had arrived. Handy for testing or an unplanned order.
If a stock item has no supplier assigned, it will be left out of auto-requests (there's no one to send it to). To get a ready-made order text, make sure every important stock item has a supplier assigned.
Morning purchase requests to suppliers straight in your chat. No spreadsheets, no reminders — the bot does it by itself.
@eposter_bot in TelegramYou can go there straight from the linking window./start CODEFor example: /start 487 219.In the chat with the bot, tap ⚙️ Settings. Inside:
08:00 and 17:00). At those moments the bot checks the stock and sends requests if there's anything to order. If everything is fine, it sends nothing.At the set time, a message arrives for each supplier that has something below the minimum:
📦 Request to supplier: Coffee Market
📞 +380 67 277 88 97
🏠 Food Zone 📅 18.05.2026
• Coffee beans — 5 kg (800 g left)
• Milk — 12 l (1.5 l left)
📲 Forward this message to the supplier — via Telegram, Viber or a phone call.
Convenient: you forward it to the supplier in Telegram or Viber, they see a ready list — no phone calls, no mistakes in quantities.
If the bot is linked for the owner, the venue admin and several baristas, everyone with the "Receive requests" checkbox turned on will get the requests. Each in their own language (the bot remembers everyone's choice).
Team communication right inside the system — no third-party messengers.
The "Chat" section is available to all roles. Within a venue you can create channels (topics), exchange messages, share photos, files and voice messages. The network owner sees the chats of all their venues.
The chat is split into channels — for example "Invoices and bills" and "Work matters". That way the conversation doesn't turn into one big mess.
Press and hold a message (on a computer — right-click or hover) and a menu will appear.
| Action | Who can |
|---|---|
| Reply, forward, add a reaction | everyone |
| Edit your own message | the author (staff — within 10 hours) |
| Pin / unpin | network owner / owner / admin |
| Delete a message (for everyone at once) | network owner / owner / admin |
| Select several and forward/delete in bulk | the "Select" item in the menu |
Under your own message you'll see ticks: one — sent, two — someone has already read it.
To avoid missing new messages, turn on push notifications — they arrive even when the app is closed.
On iPhone, notifications only work if the site has been added to the Home Screen. Open the site in Safari → "Share" → "Add to Home Screen", launch it from the icon and then turn on the bell. On Android, notifications work right in the browser.
If you're in the chat right now, you'll see the message immediately, without an extra notification. The author doesn't get notifications for their own messages.
Cash shifts at the checkout and the team's work schedule — in one section. admin
The "Shifts" section has two tabs: Cash shifts (money, X/Z reports) and Schedule (who works and when).
Each cashier's shift records the revenue for its period. For every shift you can see:
An X report is an interim snapshot of the current shift without closing it (to see how much has been sold so far). A Z report closes the shift with the day's totals. The open shift is marked in the list.
A weekly grid: you assign shifts to staff day by day.
If the schedule repeats week after week, create a template (who works on which day of the week) and apply it to the whole period at once. No need to place shifts by hand every week.
A staff member without access to cash shifts sees only their own Schedule. Shifts can be added and edited by anyone with the "Shifts — edit" permission.
The guest orders on their own via a QR code — the order instantly appears on the barista's screen. add-on module
Online orders is your venue's electronic menu storefront. The guest points their phone at a QR code (on a poster, a table, in Instagram), opens the menu, builds a cart, leaves their name and phone number and pays by card. The order lands on the barista's screen with a sound — both in the web version and in the app. The goal is to get rid of the queue.
The order reaches the kitchen already paid. There is no pay-on-site option — this is deliberate: otherwise staff would prepare orders that nobody comes to collect. The money goes to your account directly from the payment service.
The "Online orders" section appears in the menu only if the module is enabled for your venue. If it's not there, contact the system administrator.
A guest ordering from you for the first time gets the discount automatically. "First time" is determined by phone number: if there has been no paid order with that number yet, the discount applies. It can't be claimed again.
A new order appears in the "Online orders" section with a sound and a counter on the tab. For each order you can see the pickup number, name, phone, contents, total and time.
| Button | What it does |
|---|---|
| Accept | You've confirmed that you've started working on the order. |
| Ready | The order is prepared and waiting for the guest. |
| Picked up | The guest has collected the order — it's recorded as a sale: stock is written off by recipes, and it goes into the shift and reports. |
| Cancel | Cancels the order. The money is refunded to the guest's card. Available to the manager. |
To press "Picked up" (record the sale), the cashier must have an open checkout shift. If there is no shift, the system will ask to open one.
At the top of the "Online orders" section is your storefront:
.../order/your-number — copy it and put it in Instagram, your Google profile and so on.At pickup, ask for the pickup number or the name — so you don't hand the order to the wrong guest.
A new order is impossible to miss: a loud sound plays, a banner appears at the top of the screen, and a notification arrives in the phone's notification shade — even if the app is closed. The sound repeats until the order is accepted.
The guest orders and pays right inside Telegram, without opening a browser. part of "Online orders"
Besides the QR storefront, your venue has a second sales channel — the @eposter_menu_bot bot. The guest finds your venue in the bot's catalogue, browses the menu, pays by card and gets a pickup code without leaving Telegram.
@eposter_menu_bot.In the bot, the "first order" is determined not by phone number but by the Telegram account itself. Changing the number to get −10% again won't work.
How your venue looks in the bot's catalogue is set in the venue's Settings:
There's no separate screen for Telegram orders, and none is needed: they arrive in the same "Online orders" section, with the same sound and the same "Accept / Ready / Picked up" buttons.
Table service: a floor plan, orders taken by a waiter or by the guest via QR, kitchen and bar screens, table checkout. add-on module
A takeaway coffee shop doesn't need this. The mode is enabled for a venue at registration — choosing "There are halls and tables" turns it on automatically — or later in "Clients" in the venue's features. It costs +500 ₴/month on a yearly plan (625 ₴ monthly). It adds the "Hall" section, the "Kitchen" and "Bar" screens, and the waiter and cook roles.
The "Hall" section is a plan of your venue: zones (main hall, terrace), round and square tables with chairs for each seat. The ring around a table shows how much of the order is ready, and its brightness shows how long the table has been waiting. Inside the table — waiting minutes and the amount due.
The "Edit plan" button exists only on a wide screen: add zones, place tables, set seat counts and save. On a phone the plan is replaced by a list of tables sorted by urgency — you can work, but not draw.
In the table card — "Cash" / "Card". You can pay one order or the whole table at once. If something is still cooking, the table stays occupied until the last dish is served. A guest who ordered via QR can pay by card from their phone.
Ingredients are written off by recipe at payment and the cost price is calculated the same way as at the checkout. "Reports" gets a "By waiters" table: tables, bills, average bill, revenue. The waiter, cook and bartender roles are described in "Roles and permissions".
The waiter’s order window has “Guest 1 / +” buttons. Press “+” and each guest is entered separately, with a separate bill for each. If new guests join the table, add them via “Guests now” in the table card: an empty “Guest N” appears with a “Take order” button. A long order expands to full screen with the “Expand” button.
So you don’t have to keep payments, tasks and checklists in your head.
The Reminders section is for payments and important dates: rent, internet, coffee machine service. A notification arrives on your phone at the set time.
A repeating reminder has no end date — it works until you pause or delete it.
You only see reminders you created yourself or that were sent to you. Only the author can edit or delete one. Sending reminders to other staff requires the “Reminders — edit” permission: a “Send to” block appears in the form.
Notifications are tied to the device. If you signed out of the app, reminders still arrive — as long as the app is installed on the phone and notifications are allowed for it.
The Notes section is a personal notebook: ideas, supplier contacts, instructions, to-do lists. A note is visible only to the person who wrote it — not to the owner, not to other staff.
In the list, notes are shown as compact rows with their title. Tap a note to open it in full: checkboxes are ticked there, and the “Edit” button opens editing. In the list, under the title, you can see how much is done: “2/5”.
Turn on “Clear checkmarks every day” in the note — the list is empty again every morning. Handy for opening and closing the shift, cleaning, receiving goods.
For car parks: a plan of spaces, clients and subscriptions, one-off arrivals, debts and a money report.
The Car park section opens with a plan: each space is a rectangle with a number. Free spaces are dark, paid ones are blue, debtors are red, one-off clients are amber.
Tap a space → “Add vehicle and owner”: plate and model, name and phone. The Clients tab is a full list with search and a “debtors” filter.
A client can be moved to another free space — the paid period and history move with them. If you change both the owner and the plate on a taken space, the app asks whether this is a new client (period from zero) or the same one.
In the Rates tab set prices: per month, per day, per hour. In the space card tap “Take payment”, choose the rate, the period and the method — cash or card.
When the period runs out, the space card shows a red “Unpaid for” line — how many days and hours and what it costs. Debt is counted by the hour: the daily rate divided by 24; minutes are dropped.
On a free space tap “One-off arrival”: the plate and a rate — hourly or daily. On leaving tap “Leave and pay” — the amount is calculated automatically; a started hour or day counts as a full one.
In Reports a car park has its own screen: revenue for the period, cash and card, expenses and net profit, a breakdown by day, rate and staff member, and what is on the car park right now — how many spaces are taken and how much debtors owe.
A staff member with the “Take payments” permission can manage clients, arrivals and payments at the rate. Only a manager can change the amount, waive a debt, remove a debtor from a space, cancel a payment, or change the plan and rates. The watchman does not see daily or monthly revenue.
Venue profile, equipment, receipt, notifications, security and theme — all on one screen. admin
The "Settings" section gathers your venue's parameters. After making changes, press "Save" — the button turns green with a "Saved" checkmark.
Name, address, city, phone and opening hours. This data is shared with the online-orders storefront: whatever you enter here is what the guest sees in the header of the QR menu (address and the "Open/Closed" status).
The venue photo and avatar are here too. They're shown to the guest in the Telegram bot's catalogue and in the storefront header. A good photo noticeably raises the chance that a guest picks you.
They're what lets the guest see "Open until 20:00" and know whether they can order. If the hours aren't set, there will be no status in the catalogue, and some guests will simply pass you by.
The "Finance" tab. Choose the rounding step for the total — None, 0.10, 0.50 or 1.00 ₴. The total is rounded at the moment of payment, so the amount at the checkout and in the reports matches.
The scanner works like a keyboard — just scan a product at the checkout and it's added to the receipt.
A hint "No product found for this barcode" appears — meaning this barcode isn't entered in the product card in the Menu.
The "Receipt" tab. Set the text for the receipt header and footer and turn on logo printing. All of it is inserted when printing a receipt (History → open an order → "Print").
Send important events to Telegram and/or Push (browser and app). Each channel is turned on separately, and when turning one on you can choose what to send:
Messages go to those who have linked Telegram (see the "Telegram bot" section). Email reports aren't available yet — they're marked "Coming soon".
When any PIN protection is turned on, a "PIN code" field appears — set it and save. If no PIN is set, the protection won't work.
Two themes: Light (white cards, blue accent) and Night (dark). You can also pick "Like the system" — then the app follows your phone. The theme applies immediately, without pressing "Save". Tap sounds are here too — off by default.
Ukrainian, English or Russian — switched in the same place, under appearance, and remembered for this device. The guest storefront and the Telegram bot are translated separately, into the guest's language.
"Devices" lists every sign-in to your account — like in Telegram: the device, the city and when. Any session can be ended — that device will have to sign in again. Handy if a phone is lost or an employee left but their tablet is still signed in.
Owner only: "Security" → "App lock". Set a 4-digit code and, if the device supports it, enable Face ID or fingerprint. Choose when to lock: immediately, after 1 minute, 5 minutes or an hour of inactivity. The code is the same on all your devices and is stored on the server, not in the phone.
Answers to common situations.
An ingredient has run out in stock. Open Stock → find the stock items with a red status → record a Supply.
The right way is a refund, not deletion. In History, open the order → "Refund" → "Whole order" → give a reason. The items go back to stock, the amount is removed from revenue, and a trace of the operation remains — so later it's clear what happened. Keep deletion for cases where the receipt shouldn't have existed at all.
That's a partial refund. History → order → "Refund" → for the item in question, enter how many units to refund → "Refund". Exactly what was written off for that item comes back to stock, and exactly the amount the guest paid for it (with the discount taken into account) is removed from revenue.
That means they haven't been given that permission. Staff → the staff member's card → tick the sections they need (make sure "Checkout" is ticked) → save. After saving, they sign in again — and see the new set of sections.
Staff → their card → "Reset password" → set a new one and hand it over in person. The old password isn't stored anywhere, so it can't be recovered. The owner recovers their own password through support — the "Forgot password?" link on the sign-in screen.
Check in order: the staff member has a payroll method selected (not "Don't calculate"); they closed their own shift themselves — the calculation happens at exactly that moment; they have the "Shifts" permission, otherwise they can't close a shift. Look for the entry in "Expenses", category "Salary", for that day.
No. Put it on stop: press and hold the tile at the Checkout → "Put on stop". The product stays in the menu with all its statistics, but can't be rung up and disappears from the QR menu. When it's delivered — "Remove from stop".
The "Updates" section — there's a list of changes with dates: what was added, what was fixed. Worth a look once every couple of weeks.
Admin only. Menu → find the product → "Edit" → change the price → save.
The most common reasons:
A copy of the database is made automatically every 3 hours and goes to the owner's protected Telegram channel. Separately, once a day, all product photos are saved. Copies on the server are kept for 30 days. Recovery has been tested in practice — a working venue can be brought back up from the copies.
Yes. From a computer, tablet and phone at the same time — the data syncs instantly.
The app doesn't work without the internet. If the connection drops often, set up a 4G modem as a backup.
Check in order:
Yes. On the "🚚 Suppliers" page, press the "🚀 Send now" button. The bot will send the current requests right away. Or in the chat with the bot → 🚀 Create request.
In the chat with the bot → ⚙️ Settings → 🌐 Language: ukr → switches with one tap. This changes only for you — other users of the bot keep their own choice.